A sua secretária tem uma função central nas estratégias de marketing, vendas e fidelização que você implementa em sua clínica. Por isso, escolher bons cursos para secretária de consultório odontológico é fundamental para aproveitar ao máximo o potencial dessa profissional.
Para alguns dentistas, a secretária ainda é a responsável por fazer o pagamento de boletos, realizar compras junto aos fornecedores e até reservar a hospedagem para a participação em um evento.
Todavia, ela pode ter uma atribuição muito mais estratégica em uma clínica e é provável que você não esteja aproveitando todo esse potencial. É sobre isso que falaremos, a seguir.
Qual a importância de uma secretária no consultório odontológico?
As secretárias são os primeiros profissionais da clínica a se relacionarem com seus pacientes, correto?
São elas que respondem às mensagens no WhatsApp e às ligações de pessoas interessadas em saber mais sobre um tratamento e tirar suas dúvidas. Isso você já sabe.
Mas, será que você sabe que um atendimento mediano ou de baixa qualidade pode ser a razão para que a sua agenda não esteja cheia?
Pois é, não são todos os dentistas que compreendem que uma profissional bem treinada e com acesso a um conteúdo de apoio relevante, consegue ampliar as taxas de vendas da clínica.
A lógica dentro desse modelo é a seguinte: enquanto as campanhas de marketing são responsáveis por fazer o seu telefone e WhatsApp tocarem com pessoas interessadas, as secretarias devem convencer esses contatos que chegam até você, a agendar e comparecer a uma avaliação.
Mas, como fazer isso? Pode parecer bastante simples, mas a verdade é que é necessário treinamento.
Daí entram em cena os cursos para secretária de consultório odontológico. Afinal, por meio deles, essas profissionais agora compreendem:
- o que deve ser dito aos pacientes;
- como superar objeções;
- como se conectar com esses contatos;
- o que dizer quando não estão autorizadas a passar o orçamento por telefone e mais.
Atividades de uma secretária de um consultório odontológico
Diante de tudo o que estou falando aqui, você compreendeu qual é a função e quais são as atividades que a sua secretária deve executar?
Ainda é difícil responder a essa pergunta? Então, eu te ajudo: a principal função da sua secretária é fazer com que mais leads compareçam às avaliações.
Contudo, atenção, essa é a atividade principal de uma secretária comercial.
Se você está em busca de uma secretaria técnica, a resposta pode ser outra, como, por exemplo, te ajudar na execução dos procedimentos.
Mas, aqui, vou me concentrar nas atividades de uma secretária comercial. Afinal, imagino que você queria que sua clínica cresça e que seu faturamento aumente, correto?
Dito isso, uma secretária comercial não deve ter o tempo dela ocupado com outras tarefas.
Atenção ao alinhar as funções da secretária de consultório odontológico
Ao entender qual deve ser o foco da sua secretária, é importante outra compreensão: todo o tempo que ela passa pagando boletos e fazendo compras junto ao fornecedor, além de as demais atividades que executa na clínica, ela está deixando de se relacionar com o seu paciente.
Quando isso acontece, fatalmente, você tem uma redução nas taxas de comparecimento.
Logo, todas as vezes que você chama a sua secretária para te ajudar em um procedimento, por exemplo, saiba que ela está deixando de se relacionar com um potencial paciente.
Tudo isso é para te dizer que se você, como dentista, não tiver bem claro em sua mente qual é a real função da sua secretária no consultório odontológico, não adianta escolher os melhores cursos do mercado.
É fundamental que vocês alinhem expectativas e que a sua colaboradora saiba o que você espera dela.
Para completar sua compreensão sobre o papel da secretária no funil de vendas e na conquista dos objetivos da clínica, indico o vídeo abaixo, em que apresento dicas e insights sobre como usar essa profissional para vender mais. Fique ligado!
Curso para secretária de consultório odontológico
Mas, afinal, como treinar a secretária de um consultório odontológico?
Existe um passo a passo eficiente para treinar a sua secretária, começando com o alinhamento de expectativas sobre o qual acabamos de falar acima.
Chame a secretária para assistir à avaliação
É vital que a capacitação comece na clínica, com o compartilhamento de todas as informações sobre o tratamento.
Sim, a sua secretária deve ser uma especialista no que você oferece e para quem oferece.
Uma dica é chamar a secretária para assistir a algumas avaliações. Dessa forma, ela conhece mais sobre o seu trabalho, o que você analisa, como se relaciona com o paciente
e quais as principais questões levantadas e conversadas nessa etapa.
Aqui, é importante destacar que a sua colaboradora não tem a missão de fechamento. Essa é a sua função como dentista. Afinal, é muito mais difícil para o paciente falar não para você do que para ela.
Todavia, alguns argumentos e conteúdos apresentados ao longo da avaliação, vão ajudá-la a entender mais sobre o tratamento e tudo o que ele oferece.
Crie um documento para direcioná-la
Faça uma apresentação direcionada para a sua secretária, compartilhe materiais sobre o procedimento, indique as principais vantagens e diferenciais que o paciente irá encontrar no seu consultório.
Sugiro que você crie um documento com essas informações para a sua colaboradora poder estudar e consultar sempre que preciso.
Para tornar esse documento ainda mais completo, monte um guia com as principais objeções dos pacientes feitas por telefone e WhatsApp, para que ela ofereça respostas que solucionem essas ponderações e estimule o agendamento e comparecimento à avaliação.
Invista em um curso online para secretaria de consultório odontológico
Por último, mas não menos importante, invista na formação com cursos para secretaria de consultório odontológico.
Junto com ela, minha indicação é que você também invista na sua capacitação na área de vendas, marketing e gestão para clínicas.
Afinal, é o dentista quem deve liderar o seu time e direcioná-lo ao sucesso. Contudo, a faculdade de Odontologia não oferece conteúdo para isso.
Logo, fazer o curso de gestão e marketing para dentistas da Smiles University é uma excelente oportunidade de crescimento.
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