Cursos e Mentorias

Curso upgrade para secretária de dentista: atraia mais pacientes!

A prática leva à perfeição. Porém, a prática bem orientada conduz a resultados ainda melhores. Se você faz especializações visando aumentar o nível de qualidade dos seus serviços, um curso upgrade para secretária de dentista é um investimento interessante que pode entrar nos seus planos.

Afinal, a secretária está na linha de frente do processo de atendimento do seu consultório e pode ir além das funções administrativas, exercendo um papel estratégico para converter contatos (leads) em pacientes.

Por isso, promover ações de capacitação e treinamento para secretárias otimiza a rotina de trabalho para que elas saibam identificar um potencial paciente, analisando seu comportamento e necessidades.

Já tinha refletido sobre o papel da sua secretária no sucesso do negócio e como suas atribuições podem ser expandidas para auxiliar na captação de bons pacientes?

Continue lendo o artigo e saiba as vantagens de investir em um bom programa de treinamento de secretária contribuiu para o crescimento e consolidação do seu consultório no mercado odontológico.

Boa leitura!

O que faz uma secretária de odontologia? 

As principais atribuições de uma secretária de dentista são: atender pacientes, gerenciar a agenda de atendimento, esclarecer dúvidas sobre procedimentos, confirmar consultas, enviar lembretes para os pacientes, receber pagamentos, organizar dados de contato, entre outras. O conjunto de tarefas pode variar dependendo do papel que a secretária exerce.

Isso porque a profissional pode ser contratada para ocupar uma posição técnica, gerenciando funções administrativas, ou mais comercial, atuando diretamente na captação de pacientes.

Não tinha pensado nessa diferenciação? Saiba que muitos dentistas também não têm esse pensamento estratégico. 

A maioria das secretárias de dentista desempenham apenas trabalhos administrativos ou de recepção. Não quero dizer com isso que essas atribuições não sejam relevantes para a qualidade do consultório.

Porém, muitas vezes, os dentistas têm verdadeiros talentos adormecidos, que podem ser usados para o crescimento da clínica ou consultório. 

Quer entender melhor o papel da secretária no trabalho comercial? Dê o play no vídeo abaixo em que detalho as diferentes funções e como vender mais por meio de sua secretária:

O que precisa saber para ser secretária de dentista? 

Para ser uma secretária de dentista bem-sucedida, a profissional deve ser muito organizada, já que é necessário lidar com muitas informações, saber se comunicar para manter conversas claras e conhecer os objetivos e os tratamentos do dentista para responder adequadamente a perguntas específicas e lidar com objeções.

Outra habilidade de uma secretária de alto padrão é gostar de pessoas e ter jogo de cintura para lidar com perfis diferentes, desde aqueles que sabem suas necessidades e o que procuram até os que chegam com muitas dúvidas, demandando mais tempo e atenção.

Em um consultório o contato acontece tanto presencialmente quanto on-line pelo WhatsApp ou pelo telefone. Por isso, é essencial saber a melhor forma de se comunicar nos diferentes canais para entregar o máximo de agilidade.

Na edição 2023 do relatório da Zendesk sobre experiência do cliente, o CX Trends, 72% dos líderes e CEOs entrevistados afirmaram que o principal desejo dos seus clientes é o atendimento imediato

Porém, acho que vale ressaltar que não se trata de rapidez pura e simples. A secretária deve saber se expressar por meio da escrita e da fala para ser clara durante as conversas e ajudar os pacientes.

Por isso, mesmo tendo uma profissional no seu consultório com os atributos acima, investir em um curso upgrade para secretária de dentista é uma ótima estratégia para que ela aprenda novas habilidades e expanda seu potencial, tornando-se seu braço direito na conquista e conversão de leads em novos pacientes.

Leia também: O que são leads para dentistas, como gerar e converter?

Qual a importância do curso para secretária de clínica odontológica?

O curso para secretária de clínica odontológica é importante porque é um investimento na formação da profissional que trabalha com você. 

O contato com pessoas experientes da área de marketing com foco na secretária dos dentistas vai expandir a percepção que ela tem do próprio potencial e de como pode se desenvolver para melhorar seus resultados.

Outra estatística do relatório da Zendesk que citei acima e que se encaixa também para o atendimento odontológico é que a decisão de compra de 60% dos consumidores é baseada no nível de atendimento que esperam receber das empresas.

Então, se um potencial paciente percebe que está conversando com alguém que sabe responder suas dúvidas, explica as possibilidades de atendimento e dá alternativas para que ele possa ser avaliado, as chances de ele confiar na qualidade do seu serviço é maior.

Por isso, converse com sua secretária e alinhe suas expectativas de crescimento, como deseja alcançar esses resultados e proponha um curso para sua secretária, incentivando-a a aprender novas habilidades. 

Como um curso upgrade para secretária de dentista amplia o potencial do consultório?

Após falarmos de funções, características da profissão e importância de adquirir novas habilidades, vou detalhar o que um curso upgrade para secretária de dentista ensina e como ele pode ampliar o potencial profissional de quem trabalha com você. Bora!

1. Desenvolve habilidades de venda e atendimento

Ser administrador e dentista do próprio consultório é desafiador, mas se você tem um bom instinto empreendedor, sabe que é importante dividir tarefas. Afinal, você tem uma equipe qualificada e confiável, certo? (Espero que sua resposta seja sim! 🙏)

Para ser uma boa profissional,  é essencial saber lidar com pressão, gerenciar bem o tempo, ter inteligência emocional, trabalhar bem em equipe, saber ouvir e aplicar técnicas de storytelling. 

Então, se o objetivo for ter uma secretária comercial afiada para o trabalho de captação, inscrevê-la em um curso upgrade para secretária de dentista focado em vendas e atendimento vai auxiliar no desenvolvimento dessas habilidades.

Leia também >>> Estratégias de venda para dentista: 5 ações obrigatórias.

2. Incentiva o crescimento profissional

Todo profissional deseja ter oportunidades de crescimento e desenvolvimento na carreira. A trajetória de uma secretária também pode ser assim. 

Se você alcança os resultados planejados, pode abrir uma clínica e precisar de mais secretárias. Dessa forma, a primeira secretária pode se tornar gestora da equipe e melhorar seu rendimento financeiro.

Sendo assim, o conhecimento adquirido é passado para frente e novos cursos podem ser feitos pelas profissionais recém-chegadas para reforçar as habilidades do time.

3. Padroniza o processo de atendimento

Outro conhecimento importante que melhora os resultados de captação da sua secretária é trabalhar com um padrão de atendimento ao paciente. A definição funciona como um guia e faz com que todos os leads sejam atendidos da mesma forma e com excelência.

O objetivo da padronização é definir bem as etapas pelas quais os potenciais pacientes passam e o que e quem é o responsável por cada uma. A secretária está presente desde o começo da jornada. 

Com as orientações do curso, vocês podem definir em conjunto:

  • quais são os canais de contato do consultório; 
  • os dados pedidos no primeiro atendimento;
  • o que pode ser respondido pela secretária;
  • como funciona o orçamento;
  • motivos para agendar;
  • etapas de agendamento, cancelamento e remarcação;
  • políticas de pagamento etc.

Leia mais >>> Funil de vendas para dentista: como atrair clientes com ele?

4. Orienta a transformação digital

A transformação digital na odontologia é uma realidade, e o trabalho das secretárias é beneficiado diretamente pelas novas ferramentas de digitalização de tarefas.

Exigir agilidade da sua secretária trabalhando em um sistema de atendimento manual é quase impossível. Ainda mais se você investe no marketing digital. As pessoas potencialmente interessadas chegam em maior escala e é preciso atendê-las.

No curso, sua secretária pode aprender como funcionam os softwares de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e chatbots, ferramentas atuais que otimizam o atendimento e as vendas da sua clínica.

5. Melhora a gestão de resultados

O retorno do investimento da estratégia do seu consultório pode ser mais bem gerenciado, mostrando como o conteúdo do curso e o trabalho da secretária melhoraram indicadores de desempenho, como:

  • quantidade de agendamentos mensal; 
  • número de avaliações realizadas;
  • total de procedimentos fechados por mês;
  • ticket médio;
  • índice de satisfação do cliente, etc.

A gestão de resultados ainda orienta a realização de ajustes para garantir o sucesso contínuo da sua clínica.

Quais habilidades um curso de marketing e vendas para secretárias de dentistas estimula?

O trabalho de captação da secretária começa após um potencial paciente se interessar pelos seus serviços por um dos conteúdos publicados nas suas mídias digitais do consultório. 

Um curso de marketing e vendas auxilia no treinamento de habilidades-chave que favorecem a captação e, futuramente, a conversão quando a pessoa já estiver no consultório. Veja quais são:

  • empatia: colocar-se no lugar do paciente é vital para criar conexões autênticas e pessoais. Para isso, é importante identificar suas preocupações, medos e desejos;
  • confiança: falar com clareza e sem termos técnicos complicados aproxima os pacientes, fazendo com que eles se sintam bem-informados e confortáveis para tomar uma decisão.
  • adaptação: ajustar a comunicação é uma forma inteligente de personalizar o atendimento e demonstrando respeito, sendo mais direta ou amigável, conforme a preferência do paciente.

Leia também: 7 melhores frases para atrair pacientes odontológicos.

Um curso para secretária de dentista ensina a lidar com objeções

Um dos maiores desafios para as secretárias é contornar as objeções dos pacientes e convencê-los a fechar uma avaliação. Essa é outra demanda que um curso upgrade para secretária de dentista pode ajudar a solucionar.

Em geral, quatro objeções principais permeiam o dia a dia das secretárias nos consultórios odontológicos: medo, tempo, distância e dinheiro.

O medo em relação à segurança do tratamento que o paciente precisa é a primeira, e uma objeção normal, quando se desconhece a solução. A secretária deve ser empática e tranquilizar o paciente, explicando o passo a passo, os cuidados e os resultados positivos do tratamento.

O tempo aparece como objeção quando o paciente acha que não vai poder encaixar o tratamento. Nessa hora, a secretária deve ser perspicaz e oferecer horários flexíveis, reforçar como a dinâmica do tratamento é simples e informar que não vai tomar tanto tempo como o paciente supõe. 

Ah, a clínica fica muito longe”. A distância é outro fator que os pacientes colocam como objeção. Porém, para contorná-la, é fundamental mostrar como é fácil chegar ao consultório, destacando benefícios e como o tratamento terá um impacto positivo no bem-estar 

Por fim, a mais temida de todas as objeções: o dinheiro. A objeção exige bastante tato para ser contornada, e a secretária pode usar argumentos, como várias opções de pagamentos disponíveis.

Além disso, ressaltar os benefícios da técnica utilizada para a saúde e mostrar como o tratamento será um investimento que manterá os resultados em longo prazo são outros argumentos complementares.

5 vantagens de investir em um curso on-line para secretária de consultório odontológico

As ações de capacitação e treinamento para secretárias trazem muitas vantagens para o consultório, consolidando-o como um negócio maduro no mercado que oferece um atendimento competente e serviços de qualidade. Confira!

Aumenta a produtividade

Com um bom treinamento, a taxa de erros pode diminuir bastante, aumentando a confiança da secretária na sua capacidade de resolver problemas e tomar decisões precisas no dia a dia.

Diminui a rotatividade da equipe

A secretária que tem oportunidades de crescimento terá mais razões para permanecer na sua equipe, garantindo o alto padrão de atendimento e contribuindo para consolidar os métodos de captação de novos pacientes.

Melhora a comunicação interna

Um curso de upgrade para secretária de dentista melhora a comunicação interna, pois cria padrões para as tarefas e ensina como integrar as equipes com as ferramentas digitais a que todos têm acesso. Assim, o ambiente de trabalho é mais prazeroso e saudável.

Desenvolve liderança

Outra vantagem dos treinamentos é despertar habilidades que nem a própria secretária sabia que tinha, transformando-a em uma importante liderança dentro do consultório. 

Dessa forma, você pode planejar a expansão da sua operação, pois terá auxílio para capacitar novos membros.

Ter uma equipe atualizada

Os upgrades constantes nas habilidades e conhecimentos da sua secretária garantem que seu consultório tenha pessoas e processos atualizados, acompanhando as tendências do mercado odontológico e atraindo pacientes por meio de um atendimento e serviços diferenciados.

Dentista: desafios e perspectivas da profissão

Ser um dentista bem-sucedido no mercado exige investimentos nas próprias habilidades e nas de quem integra a equipe com você. Dessa forma, as perspectivas de crescimento são positivas, pois o radar para novidades estará sempre ligado.

E já que o tema do artigo é curso, tenho duas indicações que vão capacitar sua secretária e você a melhorarem os resultados do consultório.

O primeiro é o Gorro Branco, um curso exclusivo que desenvolvi para ensinar dentistas a atrair, captar e converter pacientes particulares por meio da internet todos os dias.

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O segundo é um programa de treinamento de secretária, cujo foco é a conversão e captação de bons pacientes.

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