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Programa de treinamento de secretária de dentista: o que ela precisa saber?

Todo retorno começa com um investimento. Então, já imaginou o impacto que um programa de treinamento de secretária de dentista teria na sua clínica ou consultório?

Afinal, uma estratégia de captação de pacientes na Odontologia depende de um trabalho em equipe bem feito, no qual cada parte entende qual é a sua função.

Então, se a sua secretaria passa a maior parte do tempo gerenciando as compras de materiais e outros suprimentos, pagando seus boletos (inclusive os pessoais), comprando passagens e marcando hospedagens, ela não terá disponibilidade para ser uma aliada nos seus objetivos comerciais, concorda?

Se você ainda não tinha refletido sobre a importância da sua secretária, neste artigo, te explico o papel da capacitação, como criar um treinamento simples e objetivo e as qualidades que não podem faltar em uma profissional na hora de contratar. 

Qual a importância da capacitação para secretária de dentista?

A capacitação para secretária de dentista é a forma mais objetiva para que a profissional tenha conhecimento sobre sua estratégia, seus objetivos e os resultados desejados.

Isso significa que sua estratégia de vendas para dentista deve estar bem-estruturada. Sabendo onde espera chegar e o que vai usar para atrair novos pacientes, sua secretária pode ser uma aliada nessa conquista.

O problema quando não existe um curso de secretária de consultório odontológico para direcionar o trabalho, é que fica mais difícil gerar novos leads (potenciais pacientes) qualificados e fechar avaliações suficientes para conseguir o número desejado de conversões (novos pacientes).

Outro detalhe que reforça a importância do programa de treinamento de secretária é que a profissional vai entender seu papel e os meios para alcançar o melhor resultado dentro dos objetivos estratégicos.

Esse investimento, primeiro em si mesmo, estabelecendo seu propósito como dentista e onde deseja chegar e, depois, treinando a sua secretária, é o que vai aumentar o retorno desejado. 

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Como fazer um treinamento para secretaria de clínica odontológica?

Um programa de treinamento de secretária de dentista eficiente inclui três pontos fundamentais: a explicação da função, da estratégia de marketing e recompensas e de como responder às objeções dos futuros pacientes. Te explico a seguir cada passo:

1. Explique qual função ela terá

O primeiro ponto do treinamento para secretárias é sobre a função que ela vai exercer dentro da clínica/consultório. Aqui, você deve estar pensando: “Ela vai ser secretária, oras!”.

Sim, mas uma secretária comercial ou técnica? Um erro que você não deve cometer é achar que a profissional será multitarefas, pois algumas funções serão negligenciadas e não será por culpa dela. Afinal, quem dá o direcionamento é você. 

Uma posição comercial exige habilidades diferentes de um cargo técnico. Como o objetivo aqui é ter uma secretária que o ajude a captar pacientes e se você tem uma profissional que se comunica e vende bem, o próximo passo é formá-la.

Para isso, ela precisa ver na prática como é o seu posicionamento e argumentação durante uma avaliação. Então, agende uma demonstração para que ela acompanhe como você explica os tratamentos e como argumenta as propostas.

A função da secretária comercial é garantir o comparecimento à sua clínica para que você realize a avaliação e o fechamento com os potenciais clientes. Quanto melhor ela souber reproduzir a sua estratégia, melhor será o relacionamento com os potenciais pacientes.

2. Mostre qual sua estratégia de marketing e as recompensas

A segunda etapa do tratamento é apresentar a estratégia de marketing do consultório e qual a meta de avaliações que deseja alcançar por mês.

Nessa fase do programa de treinamento é importante repassar como você chegou no número, mostrando:

  • o faturamento mensal atual e a meta de crescimento projetada;
  • o ticket médio dos pacientes (atual): dívida o faturamento mensal pelo nº pacientes do mês;
  • a meta de novos pacientes: obtida com a divisão do faturamento pelo ticket médio;
  • o objetivo de avaliações realizadas.

A meta da secretária é o número de avaliações que ela deve fechar a partir dos contatos que chegam das mídias e anúncios que o dentista realiza. Para isso, ela vai focar em confirmar a agenda de avaliação, enviar lembretes das consultas, entre outras funções 

Fechando essa etapa, explique como será a remuneração caso a meta seja alcançada e a progressão se ela for excedida. Ter uma renda variável é um incentivo ao bom desempenho. 

3. Ensine como responder objeções

Existem cinco objeções universais e quatro objeções específicas que todo cliente de Odontologia faz e que os dentistas e suas secretárias devem estar alinhados para explicar. São elas:

Objeções universais

  1. Será que esse tratamento é mesmo para mim?
  2. Esse implante é o que eu preciso agora? 
  3. Será que a clínica é boa? Os materiais são bons? O dentista é bom? 
  4. Eu confio no vendedor desse serviço? 
  5. Por que está tão barato?

Objeções específicas

  1. Dinheiro que vai desembolsar
  2. Medo do procedimento
  3. Tempo de tratamento
  4. Distância até o consultório

As respostas para essas objeções devem estar bem alinhadas e você pode definir com a secretária como responder, quais argumentos usar, o que nunca dizer etc.

O que uma secretária de dentista precisa saber?

O que uma secretária de dentista precisa saber para realizar a sua função como parceira comercial é:

  • entender a sua função;
  • compreender a estratégia de marketing da clínica;
  • saber como responder às objeções dos potenciais clientes;
  • ter boa capacidade de comunicação e argumentação;
  • possuir habilidades de vendedora;
  • ter empatia para lidar com pacientes;
  • ser proativa, sugerindo soluções para que o cliente venha na avaliação.

Leia também: 5 dicas para contratar a secretária de dentista de forma eficiente. 

Invista em conhecimento para você e sua secretária

O programa de treinamento de secretária de dentista é um investimento que vai trazer resultado para o seu negócio, além de estreitar a parceria e confiança com sua secretária.

Se você quer aprender como pensar estrategicamente para capacitar sua equipe com segurança, conhecendo o Gorro Branco, um curso de marketing para dentistas que ensina a atrair, captar e converter pacientes por meio da internet.

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