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Secretária de dentista: tenha uma aliada na captação de pacientes

Você investiu anos da sua vida para se formar em Odontologia, especializou-se e ganhou espaço no mercado. No começo, talvez tenha começado sozinho, mas agora tem uma secretária de dentista para auxiliá-lo na rotina do consultório.

Porém, já pensou em seguir um caminho não convencional e não ter apenas uma profissional que cuide de tarefas operacionais, mas que também seja uma excelente vendedora para auxiliar na captação de pacientes?

O caminho inclui o investimento em treinamento para aquisição de conhecimento, entendimento das funções, técnicas de vendas, superação de objeções e boa comunicação.

Não é impossível ser um dentista sem secretária, mas ter uma profissional como aliada é um passo estratégico para conquistar mais pacientes e ver o seu consultório crescer.

Neste artigo, explico as funções da secretária, como ter um bom desempenho, a importância de contratar boas profissionais e opções de curso para a jornada de aprendizado.

Continue a leitura e confira todas as dicas!

Qual a função de uma secretária de dentista? 

A função de uma secretária de dentista é executar as tarefas administrativas e operacionais, como atendimento, agendamento e recepção de pacientes no consultório, organizando dados e pagamentos, registrando tudo no sistema. Além disso, a secretária pode ter um papel fundamental na captação de pacientes.

Destaco a última atribuição porque a primeira pessoa com quem um potencial paciente do seu consultório fala é a secretária. Então, por que não a tornar uma peça-chave no atendimento para oferecer uma experiência de alto padrão?

Para organizar as funções que a secretária vai desempenhar, é fundamental ter um planejamento odontológico definido. Assim, você explica com clareza o seu processo de trabalho, as etapas da avaliação, seus diferenciais e outros pontos importantes.

Diferença entre secretária de dentista e recepcionista

A secretária de dentista assume um conjunto de funções maior, participando ativamente da gestão do consultório ou clínica, organizando a agenda, lembretes de consulta, tirando dúvidas dos pacientes no WhatsApp e fazendo repasses ao dentista. 

Já a recepcionista, como o nome do cargo indica, recebe o paciente, faz o atendimento inicial e o orienta enquanto aguarda o atendimento.

Em consultório menores, essas posições se fundem em uma só pessoa. A tendência é que conforme o consultório cresce, a equipe de atendimento se amplie, dividindo as funções.

A diferença entre secretária e auxiliar bucal (ASB) é outra separação importante porque o(a) auxiliar trabalha assistindo o dentista nos procedimentos dentro da sala, separando documentos, organizando materiais, etc.

As posições estão interligadas e trocam informações no dia a dia do consultório. Porém, quando cada colaborador tem um escopo de trabalho bem definido, o dentista pode extrair o máximo do seu potencial. 

Leia também >>> ASB e TSB: o que significam? Entenda as principais funções.

Como ser uma boa secretária de dentista?

Uma boa secretária deve possuir habilidades interpessoais e de organização para que você consiga identificar o potencial de desenvolvimento que ela pode ter. A seguir, listei as características para ser uma boa secretária de dentista:

1. Desenvolver uma comunicação clara e objetiva

A comunicação é uma característica importante em profissões que lidam com o público, como a secretária de dentista. Isso porque uma conversa engessada e burocrática não é atrativa.

Se o seu objetivo for ter uma boa secretária/vendedora, dê orientações para ajudá-la a melhorar as conversas tanto com potenciais quanto atuais pacientes. Considerando a variedade de canais, é essencial que ela seja clara via texto, telefone e até nos áudios do WhatsApp.

Uma boa comunicação depende do conhecimento do assunto abordado para repassá-lo com confiança. Então, crie treinamento para descomplicar termos técnicos, como sugerir frases persuasivas e argumentos para contrapor objeções.

Leia mais >>> Frases para atrair pacientes no WhatsApp: veja as 40 principais.

2. Ter uma postura empática

A postura empática é outro atributo-chave para a secretária atuar na linha de frente do atendimento. 

Colocar-se no lugar do paciente é vital para criar conexões autênticas. Compreendendo as preocupações, medos e desejos dos pacientes, sua secretária pode ser ágil nas respostas, reforçando os pontos positivos dos tratamentos e explicando como é conduzido cuidadosamente.

O que atrai o paciente até o dentista é justamente a proximidade e conexão pessoal que o atendimento proporciona.

3. Ser confiante

Ser confiante é essencial para ser uma secretária de dentista que também é uma boa vendedora dos serviços. Como destaquei no tópico de comunicação, entender a fundo do que está falando ajuda a se posicionar na confiança ao conversar com os pacientes.

Assim, quem ouve vai sentir que está bem-informado sobre o tema e confortável para tomar uma decisão.

4. Adaptar-se a diferentes contextos

Uma secretária conversa com inúmeros perfis de pessoas e, por isso, é essencial que  saiba se adaptar a diferentes contextos de atendimento.

Assim, ela consegue atender pessoas mais simples e com muitas dúvidas, usando um vocabulário simples e claro nas explicações, e pessoas que demonstram domínio do assunto que desejam mais informações. A personalização do contato é ouro para captar pacientes. 

5. Dominar as tecnologias

WhatsApp, software de gestão, prontuário eletrônico e os equipamentos odontológicos são exemplos de tecnologias com as quais a secretária tem contato.

Claro que ela não precisa saber manusear as tecnologias dos procedimentos, mas entender a função e diferenciais é válido. 

Qual a importância de contratar uma boa secretária de dentista? 

A contratação de uma boa secretária é importante porque ela pode ajudá-lo a obter resultados surpreendentes para sua clínica e consultório. Com o desenvolvimento profissional, ela pode se motivar no planejamento de ações de captação e fidelização, alcançando os objetivos desejados.

Ou seja, o segredo é identificar potencial e investir nele, dando conhecimento para que sua secretária cresça (e seu consultório acompanhe!).

Cursos para secretária de dentista: o que buscar?

Os cursos para secretária de dentista são a melhor forma de treinar e colocar a profissional que trabalha com você em contato com novas pessoas, com a realidade do mercado odontológico, suas tendências e desafios.

Os pacientes, como consumidores de serviços, esperam: ter experiências de conversação naturais (70%), receber atendimento imediato (72%), que a pessoa que as atendam tenha domínio sobre o atendimento (70%) e que o contato flua sem gargalos entre o ambiente físico e digital (62%). Os dados são do relatório ‘Zendesk CX Trends 2023’.

Pesquisar e investir em cursos que treinam a secretária para dominar esses aspectos do atendimento contribui para alcançar objetivos cada vez maiores.

Invista na capacitação da sua secretária odontológica

Gostou de saber mais sobre as funções da secretária de dentista e como potencializar sua atuação dentro do seu consultório ou clínica?

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