Gestão odontológica

Checklist de secretária de dentista: como organizar sua rotina?

A organização é uma das características que toda secretária deve ter e desenvolver. Isso porque são muitas atribuições e responsabilidades que precisam ser bem controladas para evitar problemas, seja para dentistas ou pacientes. Nesse cenário, ter em mãos um checklist de secretária de dentista pode tornar a sua rotina mais eficiente. 

Afinal, um checklist nada mais é do que uma lista de tarefas que precisam ser executadas para garantir que um processo seja concluído ou um objetivo alcançado.

Por exemplo, é possível criar um checklist de atendimento ao paciente que está fazendo a sua primeira consulta. Nesse caso, entre as atribuições que a secretária precisa atender, estão:

  • completar a ficha cadastral, com nome, endereço, telefone e e-mail;
  • coletar dados de contato de emergência;
  • perguntar como o paciente conheceu a clínica (indicação, redes sociais etc.);
  • questionar sobre o problema que o cliente tem e gostaria de resolver;
  • perguntar qual é a opção de pagamento;
  • registrar os dados no sistema de gestão;
  • agendar horário para avaliação;
  • enviar materiais ricos sobre o tratamento;
  • confirmar a presença um dia antes da consulta e mais.

Perceba que ter essa listinha de atividades guiará o seu trabalho no dia a dia, evitando que você se esqueça do que precisa realizar. 

Entretanto, como disse acima, existem outras atividades que a secretaria executa e que também podem estar em um checklist.

Afinal, confiar na memória é dar chance para o azar!

Checklist de secretária de dentista: como criar o seu?

A seguir, apresento um passo a passo de como você deve criar o seu próprio checklist de secretaria para dentista para evitar se esquecer de realizar atividades importantes. 

Boa leitura!

#1 Liste todas as suas atribuições

É impossível criar um checklist da sua rotina de secretária se você não sabe o que precisa fazer ao longo dos seus dias.

Por isso,  liste  as suas obrigações na clínica e o que você tem que fazer diariamente. 

Comece organizando as atividades que você já realiza, e tente se lembrar do máximo de tarefas que também fazem parte da sua rotina, mas que não são diárias. 

Inclua obrigações financeiras, de vendas, marketing, atendimento e outras tarefas.

Tente se lembrar de tudo, mesmo as funções mais simples, como pagar a conta de luz ou realizar a limpeza da área da cozinha. 

#2 Confirme as informações com o dentista

Antes de criar o checklist, vá até o seu gestor e peça que ele avalie as atividades que você listou como obrigação.

Essa é uma boa forma de mostrar que você deseja ser uma secretária mais organizada.  

Contudo, essa conversa também deve ter outro objetivo: alinhar as expectativas, eliminando qualquer erro de comunicação entre vocês. 

Por exemplo, se o dentista espera que você faça o pagamento das contas da clínica, mas essa função não foi listada por você, esse tipo de desencontro pode se tornar um problema no futuro. 

Uma conversa franca entre você reduz esse tipo de conflito. 

#3 Estabeleça a periodicidade das atividades

É comum que as suas atribuições tenham periodicidades diferentes. Por exemplo, o pagamento das contas da clínica é feito uma vez por mês, já a confirmação de presença com os pacientes deve ser realizada diariamente. 

Ao criar o seu checklist de secretária de dentista, organize documentos com listas de tarefas diárias, semanais, quinzenais e mensais. 

#4 Crie checklists para cada função

Se você é uma secretária com função comercial e de atendimento, pode criar duas listas: um checklist de venda para dentistas, que deve ser executado sempre que um novo lead chega à clínica, e outro para atendimento de contatos que já são pacientes. 

Leia mais em Técnicas de vendas para dentistas: veja como usar gatilhos mentais

Ou ainda, é possível elaborar listas de afazeres conforme o tipo de cliente com o qual você está lidando. 

Por exemplo, faça uma lista com tudo o que você precisa fazer quando novos pacientes entram em contato pela primeira vez por telefone, ou WhatsApp, até o comparecimento deles a uma avaliação. 

Crie ainda outro documento que funcione como um checklist com tudo o que é necessário realizar após um paciente fazer a avaliação até o fechamento do tratamento. Por exemplo, sua secretária pode enviar uma mensagem por WhatsApp para saber o que esse contato achou da avaliação, o que falta para fechar, propor o agendamento do início do tratamento e mais. Organize tudo isso em um material de fácil acesso, para que todos saiba o que fazer.

Um último pode abordar as tarefas de pós-venda, incluindo pesquisa de satisfação, pedido de depoimento e indicação de novos pacientes.

Para criar um checklist de vendas para dentista, você deve entender qual é o papel da secretária nesse processo. 

#5 Use a tecnologia a seu favor

Com tantas atividades, é importante que você use a tecnologia de agendas e sistemas de gestão on-line para dentistas para facilitar o controle dessas atribuições.

Você pode registrar atividades que possuem dias exatos para serem realizadas. Por exemplo, todo dia 10 de cada mês, é necessário pagar o aluguel da clínica. No dia 5, é preciso fazer o relatório financeiro do mês anterior, e por aí em diante. 

Essa é uma maneira simples de evitar esquecimentos sobre esse tipo de atividade. 

Crie também uma área que funcione como uma base de conhecimento, a qual você possa  acessar para encontrar os checklists de tarefas mais específicas (como a comunicação com novos leads) e scripts de venda, por exemplo.

Esses documentos vão te ajudar a otimizar a comunicação, melhorar a experiência do paciente e evitar que você se esqueça de realizar alguma atividade importante. 

Marketing para secretaria de dentista

Uma secretária de dentista não precisa necessariamente dominar o marketing, afinal, as atividades do setor não fazem parte das suas atribuições diretas. 

Entretanto, a profissional que desejar conhecer mais sobre essa área pode demonstrar ser um importante diferencial para o consultório.

Afinal, as clínicas estão investindo em ações que visam trazer pacientes da internet. Logo, ter algum domínio dessas técnicas pode tornar a sua comunicação com esses contatos mais natural e alinhada à comunicação estabelecida no ambiente virtual.

Em outras palavras, se você como secretária quer crescer em sua carreira, precisa ter uma visão do entorno da empresa e de tudo o que é mais importante para ela alcançar os seus objetivos. Nesse sentido, o marketing é um dos setores mais importantes. Fique de olho!

Espero então que, com esse guia, você consiga montar seu checklist de secretária de dentista para ter sucesso em sua profissão, construindo a imagem de uma profissional capaz de organizar consultório odontológico e obter excelentes resultados.

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