Gestão odontológica

5 dicas de como administrar uma clínica de dentista

Está nos seus planos empreender na área da odontologia? Então, é fundamental aprender como administrar uma clínica de dentista. Isso porque o preparo para ser dono de um negócio auxilia a ganhar experiência na área de administração, uma área sobre a qual a maioria dos profissionais não tem conhecimento.

Por isso, se você tem um plano em vista, mesmo que em um futuro ainda distante, não espere chegar o momento para se preparar. Comece a estudar quanto antes para planejar bem o seu negócio.

Caso você já tenha realizado esse objetivo, mas sente que precisa reciclar suas habilidades de gestão para dentistas, este artigo também vai te ajudar.

Nele, detalho a importância de uma boa gestão de clínica odontológica, explico as tarefas envolvidas na rotina, listo dicas de administração e indico um curso completo para você refinar sua estratégia e crescer no mercado. Confira a leitura e confira!

Qual a importância da gestão de clínica odontológica?

A gestão de consultório odontológico é um processo fundamental para o sucesso do negócio porque, por meio do controle das atividades administrativas, é possível alcançar os objetivos planejados.

Por isso, para gerenciar bem, você precisa ir além do conhecimento técnico e mergulhar na parte estratégica para posicionar sua clínica como referência, oferecendo o melhor atendimento, equipe e serviço aos clientes.

Isso significa que em paralelo com o controle do fluxo de caixa, compra de materiais e equipamentos modernos, você irá exercer sua capacidade empreendedora e de liderança para buscar novas oportunidades.

Então, desde a implementação de novidades tecnológicas até a formação de uma equipe altamente capacitada para atender os clientes, cada decisão tomada deve ser orientada pelas metas que deseja alcançar, potencializando os resultados de cada investimento. 

Quais são os exemplos de tarefas administrativas de um consultório odontológico?

As principais exemplos de tarefas administrativas de um consultório odontológico, ou seja, aquelas atividades de rotina que precisam ser mantidas diariamente para o negócio funcionar são:

  • administração da folha de pagamentos;
  • pagamento dos benefícios da equipe (vale-transporte, vale-refeição, etc.);
  • controle de ponto dos funcionários;
  • organização e gerenciamento do fluxo de caixa;
  • emissão de notas fiscais e recibos para pacientes e fornecedores;
  • pagamento de impostos e encargos tributários;
  • gestão de estoque e reposição de materiais;
  • gestão de documentos administrativos;
  • atendimento e realização de chamadas telefônicas e outras formas de contato com o paciente;
  • atualização de informações no sistema, tanto de pacientes quanto de negócios, entre outras.

A lista acima reúne apenas algumas das tarefas para administrar uma clínica de dentista. Manter a rotina administrativa contribui para manter o clima organizacional positivo e, consequentemente, toda equipe empenhada nos objetivos de negócio.

Imagine o quão prejudicial pode ser um atraso na abertura da clínica porque o vale-transporte das secretárias não foi depositado no prazo correto. 

Ou como um atraso dos salários das secretárias pode gerar insatisfação, interferindo na qualidade do atendimento.

Poderia listar outros variados exemplos de prejuízos que a falta de organização da parte administrativa pode trazer. 

Por isso, mesmo que você terceirize todo gerenciamento com uma consultoria em algum momento, saber tudo relacionado ao funcionamento da sua clínica garante que a qualidade da gestão continue.

Leia também >>> Curso de ADM para dentista: por que você deve fazer?

Como administrar uma clínica de dentista? 5 dicas

O segredo para administrar uma clínica de dentista é dividir o trabalho entre as pessoas da equipe, evitando a sobrecarga de funções. Tanto as pessoas de dentro da empresa quanto os serviços terceirizados precisam estar bem alinhados.

Para você melhorar a condução das tarefas no dia a dia, listei algumas dicas de administração que podem ajudar:

1. Fique atento às demandas da clínica

Um ponto-chave para administrar uma clínica de dentista é a atenção às mudanças exigidas conforme o negócio cresce e conquista mais oportunidades.

Por exemplo, nos últimos três meses você bateu a meta de leads com as ações de marketing digital e, com isso, o número de contatos diários dobrou.

Então, antes de enfrentar um gargalo na equipe atual, contrate mais secretárias para manter o bom atendimento e não perder nenhum contato.

Leia também >>> Treinamento para secretárias: como vender mais com elas?

2. Organize e comunique a estrutura da gestão

Outra dica fundamental para administrar uma clínica de dentista é que cada pessoa saiba exatamente qual é a sua função dentro da equipe.

Para organizar e comunicar o esquema para a equipe, monte um organograma, detalhando a quem cada colaborador responde, crie regras internas para manter a qualidade dos processos e documente tudo em um manual técnico, divulgando-o para toda equipe.  

3. Treine os colaboradores

A equipe direta que mantém sua clínica funcionando precisa estar alinhada com seu propósito profissional para contribuir ativamente na entrega da melhor experiência para o paciente.

Então invista em cursos para secretária de dentista, pois elas são colaboradoras essenciais para o fechamento de avaliações, além disso, capacite o ABS e TBS que trabalham com você para que eles entreguem a mesma qualidade e atenção que você.

4. Tenha um gestor para orientar a equipe

Quanto maior é a estrutura e operação de uma clínica, mais ajuda será necessária para realizar o monitoramento das atividades em cada setor.

Uma solução útil, é ter um gestor para orientar a equipe, que pode ser um consultor administrativo, por exemplo, que pode ser acionado pelo time para tirar dúvidas, resolver problemas e orientar soluções.

Assim, você mantém o foco na execução dos serviços e recebe mensalmente um panorama do desempenho da clínica. 

5. Invista em tecnologia

A lista de tarefas para administrar uma clínica de dentista odontologia é extensa. Então, investir em tecnologia para automatizar algumas atividades de rotina, como comunicação, dados de pacientes, financeiro, pagamentos, entre outras, é uma decisão estratégica.

Os softwares de gestão odontológica que ajudam a integrar essas e outras tarefas são investimentos que devem ser planejados estrategicamente para que o retorno do investimento seja positivo. Fiz um vídeo sobre o tema que vai ajudá-lo:

Aprenda sobre adm de clínica odontológica

Gostou das dicas que trouxe neste artigo para administrar uma clínica de dentista? Espero que seja útil e ajude seu negócio a crescer.

Se você quer otimizar ainda mais seus processos administrativos e planejar decisões estratégicas para o seu posicionamento no mercado, tenho o curso gestão de consultório odontológico ideal.

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