Gestão odontológica

Como fazer a gestão de um consultório de odontologia com eficiência?

Já ouviu a expressão em inglês “first things first”? Em português, o termo pode ser traduzido como “o mais importante primeiro”. Quando o assunto é a longevidade de negócios odontológicos no mercado, o passo inicial é aprender como fazer a gestão de um consultório de odontologia.

Se você é um dentista que deseja investir em melhorias estratégicas para seu consultório ou está prestes a abrir um e pretende atuar por longos anos no mercado, preciso te dizer que sua capacitação deve ser constante e em diversas áreas.

Você vai se especializar em um nicho odontológico, conhecer novas tecnologias, adotar técnicas de procedimentos mais modernas e, em paralelo, fazer curso de gestão e marketing na odontologia.

Mesmo se eu tiver um gestor e um contador para cuidar de tudo?”. Sim, gafanhoto! Você, melhor que ninguém, deve estar na dianteira da gestão, guiando a equipe para alcançar os objetivos desejados.

Para ajudá-lo a dar os primeiros passos, continue a leitura do artigo e entenda a importância da gestão, quais são as atividades principais e como se capacitar para ser um bom dentista e gestor. 

Qual a importância de fazer uma boa gestão de consultório odontológico? 

A boa gestão de um consultório de odontologia é importante porque são os processos de gerenciamento da rotina administrativa e operacional que garantem que as atividades de rotina sejam realizadas, mantendo o padrão de qualidade em todas as etapas, garantindo a satisfação dos pacientes, retorno financeiro e longevidade no mercado.

O objetivo é alcançar um nível de maturidade de gestão sólido para operar com tranquilidade e confiança, mantendo um olho no funcionamento interno e outro no mercado odontológico para aproveitar tendências e trazer inovações em serviços e atendimento.

Uma pesquisa do Centro de Inteligência em Médias Empresas da Fundação Dom Cabral, realizada em 2023, apontou que 73% das empresas brasileiras de médio porte permanecem por mais de 20 anos no mercado.

Porém, um ponto crucial para continuar ativo tanto anos no mercado é a capacidade de superar adversidades e desafios.

Segundo o relatório, 47% dos negócios entrevistados tinham processos de gestão consolidados, assegurando bons resultados no presente, mas apenas 28% foram classificados como ‘avançados’ ou ‘excelentes’ na avaliação das estratégias em longo prazo.

Para fazer a gestão de um consultório de odontologia com eficiência, é necessário conhecimento e habilidades para planejar em curto, médio e longo prazo e antecipar potenciais cenários desfavoráveis, criando ações preventivas para driblar possíveis adversidades.

Leia mais >>> Curso de ADM para dentista: por que você deve fazer?

Como fazer a gestão de um consultório de odontologia?

Entendida a importância da gestão, listei o passo a passo abaixo com as principais definições que vão ajudar a fazer melhorias estratégicas, tanto em consultórios já ativos no mercado quanto para aqueles que vão começar a operação. Confira!   

1. Faça cursos de gestão em odontologia

A primeira dica para fazer um bom gerenciamento de consultório é investir em um curso de gestão odontológica. Independentemente do tempo que está no mercado, procure um treinamento para atualizar sua visão de negócios e ter um aprendizado sistematizado.

O conhecimento adquirido vai potencializar suas habilidades em administração, marketing, controle financeiro e outras áreas essenciais para o crescimento do consultório. 

Existem cursos imersivos e focados na área de odontologia. Ou seja, você vai aprender de gestão de forma personalizada com exemplos pertinentes a sua realidade, ajudando a compreender a importância de cada processo.

Confira mais dicas para escolher o treinamento ideal no artigo >>> ‘Curso para gerenciar clínica odontológica: melhores opções’.

2. Comece com o planejamento estratégico

O segundo passo para fazer a gestão de um consultório de odontologia é criar o planejamento estratégico do negócio. O documento estabelece a missão, visão e valores do seu negócio e lista os principais objetivos a serem alcançados. 

Geralmente, o planejamento é criado para período de 10 anos, mas são realizadas revisões animais para avaliar o progresso e realizar os ajustes necessários.

O planejamento principal é desdobrado em um plano tático no qual são detalhados os objetivos e os planos de ação que serão executados para alcançá-los. Além disso, é feita uma divisão de recursos (equipe e dinheiro) que serão investidos no período. 

Fechando o ciclo, é feito o planejamento operacional que organiza os processos de rotina do consultório, os responsáveis por cada setor e a divisão de objetivos. 

Para organizar as definições, use fluxogramas como ferramenta para facilitar a visualização da estrutura e dos processos operacionais. 

3. Tenha um plano financeiro

O plano financeiro é outro detalhe fundamental da gestão de um consultório de odontologia. Na abertura do negócio, é vital saber o montante necessário para começar e o capital de giro para se manter até gerar as primeiras receitas.

Para chegar ao valor, você precisa listar os principais gastos e os valores de fornecedores para planejar como o valor total será levantado, se vai financiar, a opção mais segura e outros detalhes.

O padrão é definir um orçamento anual, acompanhá-lo ao longo dos meses e reavaliá-lo ao final de cada ciclo para analisar os resultados e ajustes necessários.

4. Digitalize processos empresariais

A gestão empresarial envolve todos os setores do negócio, como administração, financeiro, contábil, recursos humanos, marketing e vendas, logística, tecnologia da informação e outros.

Para fazer a gestão de um consultório de odontologia, vale a pena investir na digitalização dos processos

Você pode implementar, por exemplo, em um software de gestão de consultório odontológico online para acompanhar cada área por meio de um único canal. 

A integração facilita o acesso de toda equipe, principalmente quando existem colaboradores externos, como consultores e contadores.

5. Selecione e monitore indicadores de desempenho

Finalizando a lista de tarefas essenciais para fazer a gestão de um consultório de odontologia, estão os indicadores de desempenho.

A melhoria contínua dos processos depende de uma boa análise de resultados em todas as áreas. Os indicadores são dados quantitativos essenciais para fazer conclusões precisas e identificar o que está dando certo e o que ainda pode melhorar. 

O ideal é que você estabeleça indicadores para cada setor da empresa, como marketing, vendas, financeiros etc.

Leia também >>> Gestão de qualidade consultório odontológico: guia INÉDITO

5 habilidades para fazer um bom gerenciamento odontológico

Para ser um bom administrador e dentista, você deve investir em habilidades úteis para fazer um bom gerenciamento odontológico, como:

  1. saber liderar; 
  2. ter uma boa comunicação;
  3. orientar tomadas de decisão; 
  4. fazer resolução de problemas; 
  5. saber delegar tarefas. 

Invista na sua capacitação em gestão de clínica odontológica

Agora que você sabe como fazer a gestão de um consultório de odontologia, que tal se preparar para melhorar suas estratégias de negócios e elevar o nível de maturidade do seu negócio, garantindo sua permanência no mercado?

Foi com esse objetivo em mente que criei um curso de gestão e marketing na odontologia imersivo para dentistas que desejam gerir seus consultórios com a máxima excelência.

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