Gestão odontológica

Como se portar como secretária de dentista de alto padrão?

Aprender como se portar como secretária de dentista é essencial se você deseja seguir nessa carreira, conquistando a confiança dos profissionais da clínica e contribuindo para o crescimento do negócio.

Posso afirmar que como dentista sempre vi a secretária como uma agente indispensável  para o sucesso de uma clínica. Aliás, como consultor de marketing digital e negócios para consultórios, eu dedico grande parte do meu trabalho para alertar dentistas de todas as especialidades sobre a importância dessas profissionais na busca pelas metas de faturamento e conversão. 

Por isso fico muito feliz em ter você, secretária, aqui nesse artigo, em busca de capacitação para oferecer o melhor resultado para seu ambiente de trabalho. Então, seja muito bem-vinda.

Como se portar como secretária de dentista?

Alguns dos comportamentos essenciais para uma excelente secretária de dentista são: 

  1. Ser organizada com a agenda, pagamentos e documentação
  2. Ter bom humor no contato com pacientes
  3. Desenvolver paciência e empatia
  4. Priorizar a excelência na comunicação
  5. Estar  pronta para resolver problemas

Essa lista pode variar conforme as atribuições que você terá na clínica, mas de maneira geral, essas habilidades são universais para desenvolver seu trabalho, independentemente do lugar.

#1 Ser organizada

Você vai lidar com documentos, horário de agendamentos, desmarcações e pedidos de urgência, logo é imprescindível desenvolver a habilidade de organização. 

Lembre-se de que ela será necessária para tudo o que você faz no seu local de trabalho, desde a gestão do consultório, passando pelo agendamento de consultas até o arquivamento de documentos. 

A organização também contribui para que você fique em dia com todas as suas atividades, por meio de uma gestão mais eficiente do tempo.

Se você sente que poderia melhorar nesse aspecto, a dica é priorizar essa busca, e você pode fazer isso lendo o artigo: Como ser uma secretária de dentista organizada? 7 dicas essenciais”. 

#2 Ter bom humor

Como a primeira pessoa com a qual os pacientes têm contato quando entram na clínica, você precisa ser acolhedora e simpática. Sorria, cumprimente os pacientes e faça com que eles se sintam bem-vindos.

O bom humor é uma importante arma para manter o clima leve no consultório, especialmente para lidar com pacientes que possam ser um pouco mal-educados e grosseiros. 

Por outro lado, lembre-se de manter a postura profissional na comunicação, mesmo com os pacientes mais informais e brincalhões. 

#3 Desenvolver paciência e empatia

Como secretária de dentista, você precisará lidar com pacientes de todas as idades e personalidades.

Por isso, é essencial aprender a lidar com todos eles de maneira educada, mesmo quando estão nervosos e irritados. 

Seguindo a dica anterior, mantenha sempre a postura profissional, seja agradável e tente criar um clima amistoso no consultório.

E nunca, jamais perca a paciência. Em situações mais delicadas, peça ajuda do dentista ou de outro responsável pelo local. 

#4 Priorizar a excelência na comunicação

Parece óbvio, mas é imprescindível destacar a boa comunicação como um aspecto essencial para quem busca aprender como se portar como secretária de dentista de excelência. 

Lembre-se de que você é a ponte principal entre o paciente e a clínica, desde o momento em que ele liga ou manda uma mensagem no WhatsApp em busca de informação sobre um tratamento. 

É importante ouvir atentamente as necessidades apresentadas e se comunicar de forma clara e objetiva.

Ofereça respostas relevantes, com o foco em fazer com que ele marque e compareça a uma avaliação.

Já com pacientes antigos, as regras são semelhantes: comunicação fluída, direta e educada.

Ao agendar um horário não se esqueça de repetir e confirmar se o paciente compreendeu corretamente. 

Se possível, anote as informações em um papel e entregue a ele ou mande informações por mensagem.

Faça o mesmo em relação a comprovantes e informações sobre pagamentos e outros assuntos.  

#5 Estar pronta para resolver problemas

Lidar com o público é sinônimo de estar exposta a problemas o tempo todo. Por isso, uma secretária deve estar sempre disposta a solucioná-los, buscando a melhor alternativa para a clínica e o paciente. 

Seja proativa e busque identificar problemas antes que eles aconteçam, solucionando essas situações desafiadoras antes que elas se concretizem. 

Por exemplo, se observar no início da semana que sexta-feira está com muitos pacientes agendados, uma boa alternativa é conversar com os dentistas sobre possíveis soluções, por exemplo, remanejar alguns horários.

Isso pode evitar que no dia em que a agenda está lotada, haja um problema de longos atrasos, que geram insatisfação nos pacientes e no dentista. 

Seguindo essas dicas de como se portar como secretária de dentista, você será uma excelente profissional e ajudará a manter a clínica funcionando sem problemas.

Contudo, dependendo do seu local de trabalho e das atribuições que você assume, outras habilidades precisam fazer parte do seu repertório.

Quais são as atribuições da secretaria dentista?

A lista de atribuições de uma secretária de dentista inclui:

  • agendar consultas;
  • gerenciar a agenda;
  • recepcionar os pacientes;
  • fazer cobranças;
  • fornecer suporte administrativo;
  • atender telefone e WhatsApp;
  • atualizar o sistema de gestão para clínica;
  • ampliar a taxa de agendamento e comparecimentos às avaliações.

Observe que o último tópico talvez seja um pouco diferente do que o que você está acostumada a ver em uma lista de deveres de uma secretária de consultório de dentista.

Entretanto, não podemos negar que a secretária é a responsável por atender a telefonemas e responder mensagens no WhatsApp de potenciais pacientes em busca de informação sobre um determinado tipo de procedimento. 

É cada vez mais comum que os dentistas implementem ações de marketing usando canais como as redes sociais, por exemplo.

Quando elas dão certo, é você, secretária, a responsável por responder aos pacientes em potencial.

Mas talvez você não esteja pronta para oferecer a melhor experiência a esses leads; por isso, é fundamental conversar com o responsável pela sua contratação sobre a necessidade de cursos de marketing e vendas para secretarias e dentistas

É esse o tema do vídeo que eu indico abaixo. Talvez seja uma boa ideia ver e depois enviar ao seu gestor. De qualquer forma, vale a pena assistir, porque esse é o presente e o futuro da odontologia, e você não pode ficar para trás. Confira!

Deveres de uma secretária de consultório de dentista

Na lista de deveres de uma secretária estão itens, como: qualidade no atendimento ao paciente, seja por telefone, Whatsapp ou pessoalmente, organização, confidencialidade sobre o consultório, suporte em processos de pagamento e recebimento, controle de documentação, agendamentos, recepção e mais.

Se você está sentindo que poderia se preparar melhor, talvez seja o momento de investir em um curso de secretária de consultório odontológico. Sobre esse assunto, eu indico que leia o artigo, Treinamento para secretárias para ampliar avaliações e vendas”. 

Com esse guia do que faz uma secretária de consultório odontológico você tem um checklist de como se portar e ter sucesso em sua profissão. 

Nós da Smile University esperamos ter te ajudado a tornar seu trabalho mais eficiente e estratégico. 

E se você acha que a clínica que você trabalha poderia aproveitar mais o seu potencial e alavancar os resultados de conversão de pacientes vindos da internet, apresente ao dentista responsável o caso de sucesso do Dr. Daniel Gaspar. 

Com apenas uma cadeira no consultório e seguindo uma dica do método Gorro Branco, ele chegou a R$198 mil de faturamento mensal. Veja o depoimento no vídeo abaixo.

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