Gestão odontológica

Como ser uma secretária de dentista organizada? 7 dicas essenciais

A desorganização do seu trabalho como secretária pode trazer muitos prejuízos para um consultório, entre eles custos excessivos e até insatisfação de pacientes. 

Tudo isso, pode fazer com que você perca a oportunidade de crescer dentro da clínica e se tornar uma profissional indispensável para o dentista. Logo, aprender como ser uma secretária organizada deve ser  uma prioridade para quem deseja seguir essa carreira.

Afinal, essa posição  lida com um amplo volume de dados e documentos, tanto de pacientes quanto do dentista. 

Garantir que essas informações estejam disponíveis sempre que necessário, fará com que você cumpra suas obrigações de assessorar o dentista e ofereça um bom suporte aos pacientes.

Em suma, seguir as dicas de como ser uma secretária organizada vai aumentar as suas chances de se tornar indispensável para a gestão da clínica.

E para te ajudar a colocar isso em prática, criamos o checklist de uma secretaria de dentista organizada. Confira e implemente as dicas em seu dia a dia.

Como ser uma secretária de dentista organizada?

Sem dúvida, priorizar a organização é uma das dicas para ser uma boa secretária de dentista. Para isso, aprenda o passo a passo:

  1. Tenha certeza sobre as suas atribuições
  2. Tenha lugar para colocar documentos
  3. Cadastre e atualize o histórico dos pacientes
  4. Atualize as informações de pacientes em tempo real
  5. Revise as tarefas do dia seguinte
  6. Anote tudo na agenda
  7. Use uma ferramenta de gestão

1. Tenha certeza sobre as suas atribuições

Você sabe quais são as funções da secretária de um dentista? Mesmo entre profissionais com experiência, é comum que haja dúvidas sobre isso.

Na prática, existem diferentes tipos de secretarias, por exemplo, algumas possuem uma função mais comercial e outras têm um direcionamento técnico. 

Caso você seja uma secretária mais voltada para vendas, seu papel é garantir que potenciais pacientes compareçam às avaliações. 

Para isso, existe um conjunto de obrigações, que não são as mesmas presentes no escopo de trabalho de uma secretaria técnica. 

Logo, é importante que você converse com o gestor da clínica para entender quais são as suas atribuições como secretária de dentista. Somente assim será possível organizar a sua rotina e manter em ordem todo o resto. 

Atribuições de uma secretaria de dentista

Vale destacar que  uma lista de deveres de uma secretária de consultório de dentista, geralmente, conta com as seguintes atividades:

  • solicitar dados pessoais de contatos que chegam até a clínica;
  • esclarecer dúvidas sobre procedimentos e pagamento;
  • realizar um atendimento de excelência;
  • controlar o estoque de insumos para os procedimentos;
  • controlar a agenda médica.

Contudo, como dissemos acima, existem variações nas funções de secretária de dentista de acordo com o foco da clínica. Converse com seu contratante e alinhe as suas expectativas. 

Leia também: Treinamento para secretárias para ampliar avaliações e vendas

2. Tenha lugar para colocar documentos

É comum que uma clínica tenha documentos em papel, então crie um sistema para organizá-los para não correr risco de perder nenhum deles. 

Nossa sugestão é que use pastas sanfonadas com divisórias que permitam que  você separe os papéis de acordo com o mês ou com o tipo.

Para tornar ainda mais eficiente a organização, opte por ter várias pastas, cada uma de uma cor, e em cada uma coloque apenas um conjunto de documentos com características similares. 

Por exemplo, reserve uma pasta para todos os comprovantes de pagamento. Em cada parte da pasta sanfonada coloque uma etiqueta que estabeleça  o tipo de pagamento em questão. Entre os mais comuns, estão:

  • aluguel;
  • fornecedores;
  • salários; e mais. 

Se possível também divida os títulos por mês. Quanto mais fácil for encontrar um documento, mais organizada você estará. 

3. Cadastre e atualize o histórico dos pacientes

Independentemente de seu foco de trabalho,  construir e manter um bom relacionamento com os pacientes é uma de suas principais atribuições. 

Nesse cenário, é fundamental que a sua postura como  secretária de dentista seja profissional, amistosa e proativa. 

Para oferecer uma excelente experiência para os pacientes, é vital que você sempre os responda com empatia e assertividade, mostrando a eles o diferencial da clínica e destacando as vantagens de eles agendarem uma avaliação e fecharem um serviço. 

Uma dica para ser uma boa secretária de dentista é criar um documento em que você anote as principais dúvidas dos pacientes e coloque bons argumentos para solucioná-las. 

Dessa forma, você terá  uma fonte de informações e conteúdo que vai te ajudar a conduzir as conversas com os contatos que chegam à clínica.

Afinal, nem sempre o argumento que pode fazer um paciente não fechar um tratamento é o preço, existem também outros fatores como:

  • o tempo que leva para a conclusão;
  • o horário de atendimento;
  • a distância do consultório;
  • a efetividade do tratamento e mais. 

Estar preparada, com um material de suporte, para responder a essas dúvidas mostra organização e comprometimento.

Nossa sugestão é que você e o dentista responsável criem juntos esse guia de suporte.

Acredite, suas taxas de comparecimento em avaliações tendem a aumentar muito com isso. 

Se você ainda tem dúvidas sobre isso, indicamos que assista ao vídeo abaixo e mostre para também para o dentista que a  contratou!

4. Atualize as informações de pacientes em tempo real

Ter o histórico de um paciente sempre preenchido, com dados de contato corretos, ajuda muito a manter o bom  relacionamento da clínica com ele.

Afinal, essa prática garante que você entre em contato em poucos segundos com ele para, por exemplo:

  • fazer um reagendamento;
  • informar sobre um horário que vagou de última hora;
  • compartilhar recibos de pagamento;
  • relembrar sobre a consulta;
  • tirar dúvidas;
  • fazer o contato para estimular o comparecimento a uma avaliação e mais.

Além disso, manter informações sobre o paciente atualizadas ajuda o dentista a recorrer a informações sobre o tratamento atual e procedimentos já feitos em outros contatos anteriores. 

Tudo isso melhora a experiência do paciente com o consultório e facilita o relacionamento. 

Logo, se você deseja se tornar uma secretária de dentista organizada, garanta a atualização imediata das informações, para não esquecer. 

Quanto mais tempo passa desde o último contato com o paciente, maiores as chances de alguma informação ser perdida. 

Leia também: Como fazer a captação de pacientes de odontologia? TOP 7 dicas

5. Revise as tarefas do dia seguinte

Na última hora de trabalho, separe um tempo para ver a agenda do dia seguinte. Observe quais são as atividades que precisam ser executadas, organize em uma lista de prioridades, pondere se será possível cumprir tudo ou se alguma atividade precisa ser realocada para os próximos dias. 

Seja realista ao definir as tarefas para que não deixe de cumprir nada o que propôs.

Lembre-se também de criar o hábito de enviar mensagens de confirmação da consulta no dia anterior, para todos os pacientes agendados. 

Além de lembrar muitos deles sobre a consulta e avaliação, caso haja alguma desistência, você abre espaço para que outros pacientes possam ser agendados nesse horário.

Fazendo isso com antecedência,  sua agenda, provavelmente, ficará mais alinhada com a realidade do dia seguinte. 

Isso garante a satisfação do dentista, que não se frustra ou fica ocioso enquanto achava que teria vários atendimentos a realizar. 

Além, é claro, de aumentar as taxas de comparecimento e contribuir para o aumento do faturamento.

6. Anote tudo na agenda

Organize suas funções com uma agenda e calendário. Esses recursos devem ser usados para mais do que apenas o controle de horários dos pacientes. 

Eles devem reunir todas as funções que você precisa executar, em cada data. Dessa forma, reduz a chance de esquecer de fazer alguma tarefa e facilita o cumprimento de todas as suas funções. 

Por exemplo, se no seu escopo de trabalho inclui fazer pagamentos, coloque na agenda as datas de vencimento, garantindo que não haja  atrasos. 

Em casos em que o dentista solicite  a realização de alguma atividade, a agenda também vai te ajudar a lembrar de executar tudo dentro do tempo.

Essa prática é essencial porque pedidos esporádicos podem ser facilmente esquecidos, o que causa uma imagem de desorganização. 

7. Use uma ferramenta de gestão

A tecnologia deve integrar todas as informações que você precisa gerir. Isso facilita a gestão das atividades, o controle da agenda, o acompanhamento do inventário de insumos e mais. 

Solicite ao dentista a contratação de uma ferramenta de gestão odontológica, uma que  reúna  dados sobre pacientes, controle  consultas, organize as agendas e também centralize os prontuários de pacientes, telefones e contatos. 

A integração dessas informações torna a gestão mais organizada, segura, eficiente e ágil. 

Além disso, alguns sistemas oferecem recursos de automação, como o envio de mensagens personalizadas para pacientes com horários agendados para o dia seguinte, por exemplo. 

É possível programar um lembrete automático para chegar ao WhatsApp dos pacientes agendados, aumentando o comparecimento. 

Todos esses recursos permitem que você tenha mais tempo para cumprir atribuições estratégicas como secretária de dentista.

Com esse guia você tem um checklist de como ser uma secretária organizada e ter sucesso em sua profissão. 

Nós da Smile University esperamos ter te ajudado a tornar seu trabalho mais eficiente e estratégico. 

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