Gestão odontológica

Consultoria para clínica odontológica: o que é e como funciona?

Administrar um negócio é uma das tarefas mais desafiadoras para os dentistas fora da área técnica. Por isso, a contratação de uma consultoria para clínica odontológica é a alternativa que muitos profissionais buscam para se consolidar no mercado.

Os dados sobre a área reforçam o quanto as empresas estão atentas à relevância de um apoio estratégico para superar desafios operacionais e de expansão no concorrido setor odontológico. 

Uma projeção divulgada pelo Fórum Econômico Mundial é que o mercado de consultoria no Brasil cresça 50% até 2025. Segundo a plataforma Statista, o crescimento anual da receita de consultorias de gestão se mantém positivo desde 2015, fechando 2022 com saldo positivo de 7,4%.

Você está atento a esse desafio e considerando contratar um consultor? Continue a leitura do artigo que explico como funciona o serviço, os benefícios e mais sobre consultoria odontológica.

O que é consultoria odontológica?

A consultoria odontológica é um serviço prestado por profissionais de administração especializados em negócios da área de odontologia, tanto clínicas quanto consultórios, que auxilia os dentistas a fazerem diagnósticos, análises e definir soluções para problemas gerenciais. O objetivo é criar uma operação eficaz e lucrativa.

O trabalho pode incluir todos os setores do negócio (financeiro, marketing, pessoas, contabilidade, jurídico e outros) ou focar uma área específica.

Então, se você desempenha o papel de adm dentista, sabe o quão desafiador é realizar o controle de tarefas, organizar dados financeiros, lidar com o número baixo de pacientes ou problemas no atendimento. 

A consultoria atua justamente nessas brechas para otimizar os processos de gestão e criar estratégias de desenvolvimento no nicho odontológico do cliente, identificando oportunidades de expansão.

Para alcançar esses objetivos, é fundamental contar com um profissional experiente que conheça e esteja por dentro das tendências do mercado de odontologia. Atento às novas demandas, você pode oferecer os serviços que os pacientes desejam no seu consultório.

Leia também >>> Futuro do mercado da odontologia: desafios e o que esperar?

Por que uma clínica odontológica precisa de uma consultoria? 

A contratação de uma consultoria acontece quando o dentista sente dificuldades em organizar as atividades internas da clínica, alcançar mais clientes e oferecer um atendimento diferenciado. Em um mercado concorrido, o investimento em um consultor especializado é uma forma de ajustar a rota para alcançar o sucesso.

A gestão para dentistas não é uma das tarefas mais fáceis, afinal, o seu ponto forte é o seu serviço odontológico. Porém, quem toma a decisão de empreender precisa de planejamento para não perder tempo e nem dinheiro, concorda?

Como funciona uma consultoria para clínicas e consultórios odontológicos?

Agora que você sabe o que é e as razões para contratar uma consultoria odontológica, deve estar curioso em relação ao escopo de trabalho do consultor.

Para facilitar a compreensão do tema, listei as etapas da consultoria. Lembrando que cada empresa ou consultor pode ter uma metodologia própria, mas os passos abaixo ilustram o modelo de trabalho geral.

1. Análise e diagnóstico

O primeiro passo do trabalho de uma consultoria odontológica é fazer uma análise da situação atual da clínica ou consultório.

A análise é apoiada tanto pelos dados administrativos do consultório que estão nos relatórios gerados pelo software de gestão ou planilhas administrativas, quanto pelo relato do próprio dentista.

Afinal, você vive a realidade do negócio e conhece todos os desafios. Então, para obter um diagnóstico fiel, apoie totalmente o consultor com o máximo de informações. Assim, ele entende o funcionamento da clínica e identifica os pontos fortes e fracos da gestão.

2. Criação de um planejamento estratégico

O segundo passo é a criação de um planejamento estratégico, cujo objetivo é definir as metas da clínica, ações para alcançá-las e os recursos financeiros que serão investidos no trabalho. 

A análise e o diagnóstico direcionam as tomadas de decisão, auxiliando a estabelecer prioridades, implementar inovações e enfrentar os desafios do mercado.

Ao final, você terá um guia em mãos e trabalhará com sua equipe na conquista das metas definidas, integrando-os aos valores organizacionais. 

Vale destacar que caso precise de soluções de marketing para dentistas, pode contratar uma consultoria especializada na área e fazer um planejamento estratégico específico para os objetivos de divulgação da sua clínica.

Leia também >>> Estratégias de marketing para dentistas: TOP 3 essencial!

3. Definição de planos de ação

Os planos de ação são a próxima etapa do planejamento conduzida pela consultoria odontológica. Cada objetivo definido deve ter um plano com as etapas para que ele seja alcançado.

Precisa melhorar o desempenho da sua secretária? Você pode definir uma meta para ela de número de agendamento de avaliações mensal, por exemplo. Porém, para alcançar o objetivo, é preciso avaliar quais aspectos do trabalho precisam melhorar. 

Dá para investir em treinamento de vendas, organização e gestão de agenda, técnicas de atendimento ao paciente, entre outros. 

Dica: facilite a criação de planos de ação para as diferentes áreas do consultório, utilizando o método SMART.

4. Organização dos processos

O próximo passo é a organização dos processos gerais da empresa ou da área na qual o consultor está assessorando a clínica/consultório.

Nesta etapa, o consultor avalia se os processos estão enxutos ou se existem etapas que podem ser cortadas para agilizar a execução no dia a dia. 

Por exemplo, o fluxo de atendimento pode ser digitalizado para facilitar a gestão da agenda do dentista, envio de lembretes de consultas e registros de dados dos pacientes.

A redefinição do fluxo pode ser uma etapa do plano de ação, contribuindo diretamente para o alcance dos objetivos definidos. 

5. Seleção e monitoramento de indicadores de desempenho

A consultoria odontológica ainda seleciona os indicadores de desempenho que geram dados quantitativos, indicando se a performance de um processo ou área está caminhando como o desejado.

Todos os setores podem ser acompanhados por meio dos indicadores de gestão odontológica, do financeiro ao atendimento ao cliente. Alguns exemplos são:

  • taxa de ocupação do consultório;
  • faturamento mensal;
  • ticket médio por paciente;
  • taxa de cancelamento;
  • taxa de retenção;
  • retorno do investimento em publicidade e mais.

O monitoramento dos resultados e o repasse pode ser realizado pelo próprio consultor mensalmente ou ficar sob responsabilidade da equipe interna, dependendo do formato de serviço contratado.

6. Análise de resultados

A etapa final da consultoria odontologia é a análise de resultados baseada no resultado dos indicadores, que vão auxiliar as conclusões sobre o andamento da gestão a partir das melhorias implementadas.

As análises mensais são essenciais para identificar quais processos ou áreas ainda precisam de ajustes, e para redefinir um plano de ação que não está sendo eficiente. 

Ser dentista e consultor ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Então, contar com a experiência de um profissional que entende o seu propósito é um apoio valioso.

Quando contratar uma consultoria para clínica odontológica?

O momento de contratar uma consultoria para clínica odontológica é outra dúvida frequente. A verdade é que o serviço pode ser útil em diferentes momentos da existência de um negócio. 

Separei três situações-chave nas quais recorrer a uma consultoria é estratégico. Confira!

Para abrir uma clínica/consultório

A abertura do próprio consultório/clínica é a concretização de um sonho. Ter um negócio que leva seu nome para oferecer os serviços nos quais você acredita, merece um planejamento adequado.

Por isso, a consultoria odontológica é estratégica nesta etapa. O consultor auxilia a analisar o mercado, as oportunidades e ameaças do momento, como iniciar as operações, quais burocracias que precisam ser cumpridas, ou seja, a executar o planejamento estratégico completo.

Leia também: Como criar uma marca para dentista? Tudo o que você precisa.

Para expandir o negócio

Outro momento vantajoso para contratar uma consultoria é na expansão do negócio. Quer transformar seu consultório em uma clínica, incluindo mais serviços e aumentando o espaço e a equipe? Quer abrir um segundo ponto em outro bairro da cidade?

Ter uma consultoria à frente dessa iniciativa é uma forma de assegurar que você vai dar um passo do tamanho que suas pernas realmente conseguem. 

O consultor pode chegar em diferentes momentos, como para avaliar se é possível realizar a expansão ou para assessorar o processo de ampliação, após a verificação de viabilidade do projeto.  

Para reestruturar a gestão

Em um mercado desafiador e competitivo como o odontológico, um consultório com uma gestão ineficiente dificilmente sobrevive ou passa imune aos percalços da jornada.

Nesses casos, é fundamental ser ágil para reestruturar a gestão. A consultoria entra como guia para analisar as melhorias urgentes e traçar um planejamento para colocá-las em ordem.

O processo pode ser geral, passando um pente fino em cada setor, ou pontual, modificando uma área que não está funcionando da forma adequada.

Consultoria odontológica: vale a pena contratar?

O investimento em uma consultoria em odontologia é estratégico e benéfico, sem dúvidas, mas precisa ser bem conduzido. Para ajudá-lo a decidir se vale a pena ou não, pontuei alguns prós e contras que considero importantes sobre o serviço: 

Prós

Conquistar um posicionamento sólido no mercado

Com uma gestão bem alinhada, você conquista um posicionamento sólido para seu consultório/clínica no mercado, o que pode ser mensurado pela satisfação dos clientes, recomendações positivas e pelos resultados dos lucros. 

Ganhar saúde financeira

A saúde financeira é outro benefício que a consultoria ajuda a conquistar, orientando no que investir, quais inovações podem gerar melhor retorno e a evitar decisões arriscadas. Assim, toda decisão é bem embasada e avaliada com cuidado, visando a estabilidade financeira. 

Melhorar a produtividade da equipe

As melhorias nos processos com o apoio da consultoria aumentam a produtividade da equipe, incentivando o engajamento nas discussões, seja sugerindo ideias ou dando feedbacks. A integração do time é essencial para fazer o negócio crescer. 

Conquistar e fidelizar pacientes

Um desafio constante nos consultórios odontológicos é conquistar e fidelizar pacientes. Com um trabalho estratégico voltado para esses objetivos, as chances de conquistá-los aumentam. 

Uma consultoria especializada ajuda a identificar oportunidades e implementar inovações para destacar o negócio no mercado local.

Leia também: Como atrair pacientes particulares para dentistas? 5 passos 

Otimizar o tempo e atender mais

A presença de uma consultoria ainda ajuda a otimizar o tempo dedicado às funções de dentista, permitindo que você se dedique exclusivamente aos pacientes que estão na sua cadeira. 

Afinal, ter um profissional confiável que o mantém informado do andamento de cada detalhe do seu consultório, é uma tranquilidade. Assim, você fica por dentro de tudo, mas não precisa se preocupar com a execução.

Contras

Falta de alinhamento com a cultura interna

O consultor deve entender e seguir a cultura organizacional do negócio para que as soluções conduzam o seu negócio para onde você deseja. Quando o profissional chega como um grande reformador, a consultoria pode não ser tão produtiva.  

Distanciamento dos valores do negócio

Os valores que você deseja comunicar com o seu trabalho também devem ser “comprados” pelo consultor para que as mudanças preservem a essência do seu serviço, especialmente nos processos que envolvem os pacientes.

Custo de investimento alto

O serviço de consultoria ainda é um investimento alto, limitando o acesso de muitos dentistas ao serviço. 

Por isso, no momento da busca por um consultor, é fundamental ser criterioso com cada proposta obtida, verificando todas as credenciais profissionais para que o barato não saia caro, ok? 

Conheça um novo formato de consultoria odontológica para dentistas

Ao longo do artigo, expliquei todos os detalhes da consultoria odontológica tradicional, mas graças à evolução do mercado e a criação de novos formatos de prestação do serviço, o investimento se tornou mais acessível.

Hoje, você pode contratar uma empresa ou um dentista consultor, como eu, que sou um profissional da odontologia que ministra cursos para outros dentistas. Nada melhor que alguém de dentro para saber todas as dores e maravilhas da profissão, concorda?

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