Gestão odontológica

5 dicas para contratar a secretária de dentista de forma eficiente

Você sabia que a forma de contratar uma secretária para dentista impacta os resultados de faturamento e lucro da sua clínica? 

Isso acontece porque essa profissional é a responsável por uma das etapas mais importantes do funil de vendas na odontologia: convencer um contato que ligou ou enviou uma mensagem para a sua clínica a agendar uma avaliação e comparecer

Para isso, entretanto, ela precisa ter perfil e, claro, receber o treinamento correto. Mas, tudo começa na contratação.

Devido o tamanho dessa importância, e a tantas dúvidas que chegam diariamente a mim sobre como fazer isso, eu organizei esse guia com um passo a passo completo de como contratar uma secretária para dentista. Ele inclui sugestões para a entrevista de emprego e a lista do que é preciso para registrá-la. 

Curtiu? Então continue lendo para montar a sua equipe dos sonhos. Antes, eu aconselho que você aprenda mais sobre todo o potencial que esse profissional tem e como você pode usá-lo a seu favor! Assista ao vídeo abaixo em que falo tudo sobre esse assunto.

Como contratar uma secretária para dentista? 

Para contratar uma secretária para dentista, é fundamental que você entenda a função da profissional, defina o perfil desejado, analise currículos, agende entrevistas, alinhe expectativas para definir metas e evitar desentendimentos e registre a colaboradora. 

Confira o passo a passo e tire as suas dúvidas. 

1. Entenda a função da secretária

Como eu disse acima, a secretaria tem a função de se relacionar com pacientes e leads, tendo um trabalho estratégico no agendamento e comparecimento de novos contatos às avaliações. 

Todavia, se você assistiu ao vídeo acima, percebeu que existem diferentes tipos de secretárias. Algumas mais técnicas e outras mais comerciais.

Logo, antes de contratar, é preciso definir o papel da secretária que você precisa no momento. 

Lembre-se de que todo tempo que uma secretária comercial passa fazendo outras atividades, ela deixa de se relacionar com seu paciente e isso, por sua vez, reduz a probabilidade de atingir os resultados esperados. 

Então, quais são os deveres gerais da secretaria odontológica? Na lista de responsabilidades, estão: 

  • atender clientes;
  • organizar agendamentos;
  • confirmar consultas;
  • receber pagamentos;
  • cobrar inadimplentes;
  • organizar o ambiente da clínica;
  • realizar o controle de estoque.

Edite e monte a sua própria lista de atividades e inclua essas informações na descrição do cargo, ao divulgá-lo. 

2. Defina o perfil procurado

Se você quer aprender como contratar uma secretária eficiente, é preciso ir além das funções e definir um perfil de profissional com o qual deseja trabalhar. 

Com essas características em mãos, fica mais fácil avaliar os profissionais que vierem fazer uma entrevista para a vaga. 

Entre as habilidades que você deve priorizar, estão: 

  • boa comunicação;
  • perfil de vendas;
  • organização;
  • clareza;
  • bom relacionamento interpessoal;
  • capacidade de identificar a objeção do cliente (empatia);
  • boa argumentação;
  • escuta ativa;
  • proatividade e mais.

3. Analise o currículo e agende as entrevistas

Divulgada a vaga com as informações corretas, é hora de avaliar os currículos. 

Nessa etapa, analise aspectos técnicos, experiência, cursos já realizados e mais.

Cuidado com a tendência de selecionar apenas pessoas com experiência. Outras características são muito importantes, como a lista de habilidades e de perfil que compartilhamos acima. 

Para avaliar o alinhamento da candidata à vaga, você pode simular situações corriqueiras no consultório e avaliar a postura que seria tomada. 

Faça perguntas hipotéticas, sempre considerando os desafios do dia a dia de trabalho e avalie como a sua futura secretária se posiciona. 

Lembre-se de considerar as características importantes para você e seu dia a dia. 

Leia também: Como fidelizar pacientes? Plano de ação para dentistas

4. Alinhe expectativas

Após selecionar a melhor candidata conforme as suas necessidades, é hora de alinhar expectativas, deixando claro o que você espera e quais as metas e objetivos que a profissional  precisa alcançar. 

Essa conversa é muito importante para ela saber o que deve ser tratado como prioridade no trabalho.

Lembre-se, contudo, de que mesmo uma secretária comercial não tem a função de fechar uma contratação. 

O fechamento é uma função do dentista, e é a etapa final do funil de vendas, que começa no marketing (responsável por levar um lead até a clínica). 

A secretária tem a função de fazer esses contatos comparecerem à avaliação. 

5. Registre a profissional

Com a profissional escolhida, é hora de registrá-la para garantir que ela tenha acesso a todos os direitos trabalhistas.

O registro também serve para que você se resguarde de problemas futuros com a justiça do trabalho. 

Afinal, o registro profissional é obrigatório. Ao não cumprí-lo, você corre o risco de sofrer com processos, além de multas e penalidades.

E se você tem dúvidas se uma pessoa física pode contratar secretária, fique tranquilo porque, como autônomo, você pode, sim, fazer contratações. 

O ideal, para evitar erros no reconhecimento e preenchimento de documentos e informações, é que você conte com o suporte de um contador

Como registrar uma secretária de dentista?

Os documentos para a contratação são:

  • Carteira de trabalho e número do PIS;
  • RG com CPF;
  • Comprovante de endereço;
  • Telefone e e-mail;
  • Documentos dos filhos menores;
  • Atestado médico admissional.

O período de experiência previsto pela CLT é de 3 meses. Então aproveite esse tempo para avaliar e acompanhar de perto a secretária e lembre-se de treiná-la para que ela ofereça os resultados que você espera. 

O que vem depois da contratação? Treinamento para secretária de dentista

Após a contratação é fundamental que a sua secretária passe por treinamentos que desenvolvam suas habilidades comerciais e de comunicação.

Mesmo que seja uma profissional experiente, cada clínica trabalha de um jeito e tem um tipo de comunicação com os pacientes, além de outros argumentos de venda e atração. É preciso que ela conheça os seus. 

Uma ótima estratégia é criar um documento com as principais objeções dos pacientes e as melhores respostas para cada uma.

Dessa forma, ela  saberá o que dizer sempre que um lead tiver dúvidas sobre o comparecimento e agendamento da avaliação. 

Esse conjunto, formado por treinamento e documento de consulta, ajuda sua secretária a melhorar a argumentação junto aos pacientes.

Mas, afinal, por onde começar esse treinamento? O que ele deve conter? O que você precisa ensinar a sua secretária? 

Se essas são as suas dúvidas, fique tranquilo, porque você não está sozinho, 

Na minha experiência ensinando marketing e gestão para mais de 2 mil dentistas, me deparei com quase todos eles com essas mesmas questões. 

Afinal, a faculdade de Odontologia não ensina a gente a fazer uma boa gestão de pessoas nem a criar uma ótima estratégia de vendas e marketing, não é mesmo? 

Mas, fique tranquilo, porque o Gorro Branco ensina! Esse é um curso para dentistas focado em conversão. 

Nossa metodologia I95D, com nove indicadores e cinco dimensões, já foi testada e aprovada por mais de 2 mil alunos dentistas que aprenderam como controlar e definir o propósito da carreira, montar uma estratégia e desenvolver aspectos técnicos, financeiros e comerciais.

Assista ao vídeo abaixo e conheça mais sobre a metodologia I9 5D. Aproveite e se inscreva no curso para dentistas da Smile University, onde você aprende muito e ter as ferramentas para treinar sua secretária. 

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