Gestão odontológica

CRM para dentistas: o que é + importância da gestão de relacionamento

Como anda a gestão do relacionamento com os pacientes da sua clínica ou consultório? Você tem uma organização para os dados dos pacientes? Ela é física ou digital? Esses dados ficam arquivados ou são utilizados para personalizar as campanhas de marketing?

Se as informações dos seus pacientes não estão facilmente acessíveis e sua secretária passa mais tempo tentando encontrar um dado do que cuidando das suas funções principais, é hora de implementar um CRM para dentistas.

Isso porque as novas tecnologias, além de contribuírem com as melhorias na prática odontológica, ajudam a otimizar as tarefas de divulgação, atração e captação de novos pacientes.

Porém, sem uma organização eficiente dos processos internos, os dados que passaram pelo seu consultório são apenas informações soltas, quando poderiam ser usados para controlar e otimizar suas campanhas de marketing.

Quer entender o que é CRM, como o software funciona, boas práticas e benefícios de realizar esse investimento? Continue a leitura que explico os principais pontos nos tópicos a seguir. Boa leitura!

O que é CRM?

A sigla CRM vem do termo em inglês Customer Relationship Management que, em tradução para o português, significa Gestão de Relacionamento com o Cliente — aqui, no caso, é com o paciente. Ou seja, é uma estratégia de negócio focada no público-alvo, suas necessidades e como atendê-las.

O trabalho envolve as equipes de marketing, vendas e atendimento/suporte, uma vez que todos lidam com os potenciais e atuais pacientes e participam da elaboração de ações para garantir a satisfação com a experiência oferecida.

Implementando o CRM, você terá o registro do histórico de atendimento, quais foram as interações do paciente com o negócio, sua prioridade de cuidados atual e futura, entre outras informações relevantes.

Esses dados são úteis para diversas áreas da gestão de clínica odontológica por direcionarem as estratégias de captação, o discurso de venda e a experiência de atendimento, tornando-a mais personalizada e eficiente. 

Resumindo, é uma estratégia que prioriza o paciente, colocando-o no centro. Então, os processos de gerenciamento e relacionamento do consultório/clínica focam em identificar oportunidades e antecipar necessidades para fazer um atendimento cada vez melhor.

Além disso, o CRM para dentistas facilita o acompanhamento dos resultados das ações executadas, criando uma base de dados confiável para guiar as tomadas de decisão.

Leia também: O que atrai o paciente ao dentista? 3 etapas para conversão.

Como funciona um CRM em odontologia?

Um CRM para dentistas funciona a partir da implementação de um sistema digital que ajuda na organização das informações dos pacientes, como registro de dados, gestão de leads (pacientes em potencial), agendamentos e acompanhamento da jornada do paciente. 

A digitalização é um benefício da transformação digital na odontologia que disponibiliza soluções para reunir dados em um único lugar.

Dessa forma, fica mais fácil visualizar e acompanhar a jornada que os potenciais leads percorrem no funil de vendas antes e depois da conversão. Afinal, o trabalho não termina depois que uma pessoa vira paciente.

O relacionamento pós-venda é estratégico para fidelizar os pacientes e, de quebra, torná-los ‘promotores’ do seu negócio, indicando-o espontaneamente para mais pessoas.

Outros recursos úteis e vantagens de uma plataforma de CRM são:

  • fazer a segmentação de clientes;
  • planejar campanhas de marketing;
  • melhorar a eficiência da equipe; 
  • acessar relatórios e métricas de desempenho; 
  • otimizar os processos de vendas, entre outras.

5 boas práticas no uso de CRM por dentistas

Para aprofundar na aplicação dessa estratégia, agora que já expliquei o conceito e como funciona, abordarei algumas das melhores práticas de CRM para dentistas, que ajudam a alcançar resultados positivos.

1. Saiba quem é seu cliente ideal

Esse é um ponto básico para o sistema de CRM para dentistas ser uma ferramenta útil dentro do seu consultório ou clínica. 

A partir do perfil de cliente ideal, você consegue segmentar os potenciais contatos que entrarem no funil e, assim, priorizar os que têm mais chance de conversão.

2. Personalize as abordagens

Os dados da ferramenta de CRM ainda são valiosos na hora de personalizar a abordagem para explicar uma dúvida a um potencial cliente ou marcar a avaliação daqueles que estão interessados no serviço.

Quanto mais próximo for o atendimento, melhor para gerar identificação do potencial paciente com o negócio. 

3. Monte um planejamento de vendas

Com um CRM para dentistas, você tem acesso a informações importantes como a sazonalidade do consultório, ou seja, períodos de alta e baixa de atendimentos, quais serviços atraem mais pessoas, quais dão mais retorno, clientes com maior investimento, etc.

Analisando esses dados, o planejamento de vendas, bem como a definição de metas, será mais preciso e realista. 

Leia também >>> Campanha de vendas para dentista: da teoria à prática.

4. Compartilhe informações com a equipe

À medida que o sistema de CRM é alimentado, novos dados são gerados e as equipes de marketing, vendas e atendimento devem ter acesso a essas informações.

Fazer reuniões semanais é uma forma de alinhar as ações e repassar novidades dos relatórios para toda equipe. Assim, a prática fica totalmente alinhada com o planejamento. 

5. Implemente melhorias nos processos

Os feedbacks dos clientes fornecem dados muito importantes para a melhoria dos processos de atendimento, bem como para as estratégias de marketing e vendas.

Então, fique atento tanto aos motivos apontados para fechar quanto para não fechar as propostas, avaliando pontos de melhoria no atendimento e simplificando os processos, se necessário.

Quais os benefícios do CRM para dentistas?

Os benefícios do CRM em odontologia são estratégicos para o crescimento do seu negócio no mercado e os principais pontos são:

  • Criar campanhas de marketing mais atrativas.
  • Melhorar o aproveitamento dos leads atraídos pelas campanhas.
  • Integrar e centralizar as informações dos clientes em um único local.
  • Agilizar as tomadas de decisão, utilizando dados confiáveis como referência.
  • Planejar ações de venda personalizadas para cada tratamento.
  • Ter acesso a relatórios de desempenho atualizados em poucos cliques.

Como o CRM ajuda a otimizar campanhas de marketing?

O controle das campanhas de marketing por meio do CRM para dentistas é mais eficiente por facilitar o acesso a dados, serviços mais procurados, períodos do ano em que a busca por um determinado protocolo aumenta e qual tipo de vantagem os clientes preferem.

Essas informações auxiliam a equipe de marketing a planejar as ações-chave do ano, além de identificar novas oportunidades no caminho.

Outra contribuição do sistema CRM é identificar pacientes que podem ser atraídos novamente para o consultório. As preferências registradas podem inspirar a criação de campanhas personalizadas para esse grupo.

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