Gestão odontológica

Administração para dentistas: dificuldades, desafios e soluções

Como dono do seu consultório, você provavelmente já enfrentou as dificuldades de administração que vêm com a responsabilidade de comandar o próprio negócio. Essa não é uma situação isolada: dentistas do Brasil inteiro passam por esses desafios todos os dias.

Isso porque a gestão de clínicas odontológicas não é abordada — ao menos, não como deveria ser — nos cursos de graduação, deixando os profissionais praticamente sem nenhuma base para construir uma empresa sustentável em longo prazo.

Contudo, num cenário nacional em que existe 1 dentista para cada 558 habitantes, uma administração eficiente pode ser um dos maiores diferenciais competitivos para se destacar no mercado.

Por isso, eu te convido a continuar comigo na leitura desse artigo. Aqui, eu explico a importância da administração para dentistas, os principais desafios e os erros cometidos na gestão de clínicas odontológicas.

Vem comigo, gestor.

Qual a importância da administração na área de odontologia?

Conhecimentos de administração, para os dentistas, são indispensáveis para construir e manter uma clínica bem-sucedida.  Afinal, é a partir deles que você pode estruturar a operação do seu negócio e tomar decisões estratégicas para garantir a qualidade do serviço, a satisfação do cliente e a saúde financeira do seu empreendimento.

Muito mais do que apenas agendar consultas e procedimentos, a gestão da clínica odontológica envolve diversos processos em frentes de trabalho bem diferentes que precisam ser integradas para trazer resultados.

E é neste ponto que os desafios da gestão odontológica começam a tomar forma.

Quais os principais desafios na gestão odontológica? 

Embora essencial, a administração de consultórios e clínicas de odontologia não é uma tarefa fácil. Entre os principais desafios da gestão odontológica, existem alguns que costumam estar presentes em qualquer clínica, seja grande ou pequena. São eles:

  • finanças;
  • gestão de pessoal;
  • gerenciamento de agenda;
  • aquisição de clientes;
  • atendimento ao cliente.

Entenda por que essas dificuldades de administração dos dentistas são tão desafiadoras.

1. Finanças

Um dos desafios mais críticos na gestão de clínicas odontológicas é o gerenciamento financeiro, que envolve monitorar despesas, receitas, fluxo de caixa, custos operacionais e diversos outros indicadores.

A falha na gestão financeira pode levar a problemas graves, como déficits orçamentários que comprometem a saúde financeira da clínica.

2. Gestão de pessoal

Gerenciar uma equipe em uma clínica odontológica é um desafio complexo que abrange contratação de profissionais, treinamentos de equipe até a manutenção de um ambiente de trabalho saudável.

3. Gerenciamento de agenda

Agendar consultas, confirmar a presença, remarcar as desistências, encaixar pacientes em horários vagos e controlar horários para evitar atrasos — tudo isso faz parte de manter uma agenda bem organizada.

Imagine fazer tudo isso manualmente diversas vezes todos os dias. Sentiu o tamanho do desafio de fazer um bom trabalho?

4. Aquisição de pacientes 

Atrair e reter pacientes é um desafio constante em um mercado competitivo. Muitos profissionais têm dificuldades de colocar em prática as estratégias de marketing para dentistas que mais funcionam — as digitais.

Sem uma presença digital forte nas redes sociais, sem anúncios que convertem, sem um método que funciona de verdade, não tem como vender muito.

5. Atendimento ao cliente 

O atendimento ao cliente é muito mais do que marcar consultas. Na verdade, começa muito antes dessa etapa, que é a conversão, a venda propriamente dita.

Das interações com seu público-alvo nas redes sociais até o pós-venda — pesquisa de satisfação e acompanhamento depois de finalizado o procedimento —, existe um longo caminho. E nem todo dentista sabe seguir essa trilha.

Nos desafios de gestão, alguns erros são bastante comuns e podem piorar as dificuldades de administração dos dentistas. Conhecê-los é a melhor maneira de buscar soluções eficazes. Veja só!

5 erros comuns na administração odontológicas (e suas soluções)

Abaixo, listo 5 dos erros na administração de clínicas odontológicas mais cometidos pelos dentistas. E também as soluções, é claro, porque o meu objetivo é fazer você se livrar deles.

1. Equipe sem treinamento adequado

Um equívoco comum na gestão de clínicas odontológicas é a falta de investimento no treinamento da equipe, o que, obviamente, costuma resultar em serviços de qualidade inferior e insatisfação dos pacientes. 

Porém, mais do que isso, uma equipe sem treinamento compromete até a aquisição e a retenção de pacientes. Basta você ver a diferença que uma secretária bem treinada em vendas, por exemplo, faz para o faturamento da clínica. 

No vídeo abaixo, eu dou uma aula sobre como vender mais por meio da secretária. Aperte o play e confira!

Ou seja, investir em treinamentos regulares, workshops e oportunidades de desenvolvimento profissional é a solução ideal para manter a equipe atualizada com as melhores práticas para garantir a excelência na prestação do serviço.

Leia também: Programa de treinamento de secretária de dentista: o que ela precisa saber?

2. Comunicação interna ineficiente

Não adianta esperar que sua equipe tenha o melhor desempenho possível se a comunicação entre você, gestor, e seus colaboradores não é clara. 

Se você e sua secretária precisam estar alinhados quanto a administração da agenda, controle de estoque e pagamentos, imagine quando a clínica conta com outros dentistas e funcionários administrativos.

Sua equipe deve estar sempre informada sobre as normas e diretrizes que orientam o funcionamento da clínica, os indicadores de desempenho, cronograma de treinamentos, eventos, situações imprevistas e quaisquer outros assuntos relevantes.

A solução para esse desafio de manter a equipe alinhada pode ser muito simples: além das reuniões, use aplicativos de mensagem, como o WhatsApp. 

O app permite que a equipe compartilhe informações importantes e mantenha uma colaboração sólida, contribuindo para um ambiente de trabalho mais produtivo.

Além de buscar o alinhamento na comunicação, é importante que ela seja empática e assertiva. Essas características visam assegurar que as pessoas não se sintam ofendidas ou constrangidas e minimizar mal-entendidos. 

Já parou para pensar que a experiência do funcionário afeta diretamente o seu trabalho e, por consequência, a experiência do cliente? Então, que tal considerar um treinamento de soft skills e comunicação não-violenta para você e sua equipe?

3. Falhas na coleta de feedback do cliente

Deixar de coletar feedback dos pacientes é jogar fora oportunidades únicas de crescimento. Afinal, sem essas informações, fica difícil aprimorar os serviços e garantir a satisfação do cliente

Muito mais do que ser avaliado pelo paciente, mostrar interesse pela opinião dele reforça a imagem de uma clínica comprometida em construir um relacionamento com ele.

A solução para essa falha corriqueira está na aplicação de pesquisas de satisfação após a conclusão do atendimento, permitindo que os pacientes expressem suas experiências e preocupações. 

Elas fornecem insights valiosos que podem orientar melhorias no atendimento, na qualidade dos tratamentos e nas estratégias de marketing da clínica.

4. Falta de automação de processos

Um erro comum na gestão de clínicas odontológicas é a dependência de processos manuais para a realização de tarefas administrativas repetitivas, como agendamento de consultas, pagamentos, emissão de notas fiscais etc. 

Quando realizadas manualmente, tomam muito tempo e são passíveis de falhas humanas, que, apesar de normais, estão longe de serem desejadas. 

A solução para o problema é a implementação de um software de gestão odontológica. Esses sistemas automatizam e otimizam tarefas rotineiras para economizar seu tempo

E ainda transformam dados — leads, conversões, faturamento, por exemplo — em informações valiosas para decisões estratégicas orientadas à busca por melhores resultados.

5. Desatualização tecnológica

A tecnologia voltada para a área de odontologia tem avançado a passos largos nos últimos anos e trazendo transformações revolucionárias no que diz respeito a diagnósticos, indicação de tratamentos e prognósticos. E o paciente sabe disso.

Logo, se você não se atualizar, corre o risco de ser visto como um profissional que parou no tempo em vez de procurar meios de incorporar as inovações tecnológicas nos seus atendimentos.

A solução para essa questão é buscar cursos e especializações para utilizar o melhor da tecnologia odontológica aplicada à sua área de atuação.

O atendimento ao cliente também pode ser muito beneficiado pela tecnologia. Os chatbots com inteligência artificial podem assumir parte do atendimento, como agendamentos e  lembretes de consultas, por exemplo.

Aproveitar esses recursos não apenas melhora a eficiência, como também proporciona uma experiência superior aos pacientes, trazendo resultados mais expressivos para o seu negócio.

Como você pode ver, para todas as dificuldades de administração dos dentistas existe solução. 

A mais completa delas é a que te prepara para enfrentar os desafios de ser o gestor do próprio consultório e alavancar seu faturamento, atraindo pacientes high ticket para lotar sua agenda. 

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