Gestão odontológica

Funções de secretária de dentista: 8 atividades essenciais

Quais são as funções de secretária de dentista que você mais valoriza ao contratar uma profissional para a sua clínica? 

Essa é uma pergunta importante porque demonstra o que você espera dela, no dia a dia de trabalho. 

Você deseja que ela se comunique bem com seus pacientes?

Espera que ela organize sua agenda e realize marcações de horários? 

Quer que ela reserve suas passagens e hospedagens para os congressos? 

Espera que ela participe ativamente do processo de captação de pacientes para a sua clínica? 

Eu acredito que essa última pergunta possa ter te pego de surpresa. Mas a verdade é que a secretária tem um papel fundamental na conversão de leads em pacientes. 

Especialmente, daqueles que chegam pela internet.

Afinal, é ela quem vai responder às mensagens no WhatsApp e atender às ligações, não é mesmo? 

Ao longo deste artigo, eu vou falar mais sobre isso, mas agora vamos à lista de tarefas das secretarias de dentistas. 

Quais são as funções de secretária de dentista?

A lista de principais funções de uma secretária de dentista completa inclui:

  1. Agendar consultas
  2. Gerenciar a agenda
  3. Confirmar agendamentos com antecedência 
  4. Recepcionar bem seus pacientes
  5. Fazer cobranças e pagamentos
  6. Fornecer suporte administrativo
  7. Auxiliar em procedimentos
  8. Ampliar a taxa de agendamento e comparecimentos a avaliações

Agrupamos algumas dessas funções e explicamos mais sobre sua importância, a seguir.

Agendar consultas, gerenciar a agenda e confirmar agendamentos

Tempo é dinheiro e para você, dentista, isso é especialmente verdade, não é mesmo?

Afinal, a cada horário vago na sua agenda, você está deixando de atender a um paciente que contribui para a receita da clínica no final do mês. 

Por isso, parte fundamental das funções de uma secretária é fazer a gestão da agenda e evitar que espaços vazios surjam em cima da hora. Ao mesmo tempo, também é um dever de ela  ocupar horários vagos.

Para isso, uma boa prática é confirmar os atendimentos e avaliações no dia anterior. Isso pode ser feito por meio de mensagens no WhatsApp ou ligações. 

Direcione-a  sobre o que ela deve fazer em casos de desistência, por exemplo, uma opção para ocupar esses lugares é entrar em contato com pacientes agendados para datas posteriores, oferecendo um horário mais próximo. 

Leia também: Curso de Whatsapp marketing para dentistas: escolha o seu!

Recepcionar os pacientes

É fundamental que sua secretária recepcione seus pacientes com extrema educação, simpatia e bom humor.

Afinal, a qualidade dessa interação marca a experiência que ele viveu com a sua clínica, não importa quantas vezes ele já tenha ido ao consultório. Um único atendimento ruim pode prejudicar a imagem da clínica. 

Por isso, na lista de atribuições que você deve priorizar, a boa recepção não pode ficar de fora.

Leia também: O que uma secretária não deve fazer e como evitar falhas?

Fazer cobranças, pagamentos e oferecer suporte administrativo

Ninguém gosta de fazer cobranças, mas esse também pode se tornar um dos deveres de uma secretária de consultório de dentista.  

Ela pode ser a pessoa que recebe os valores devidos por seus pacientes e que faz o pagamento de contas da clínica, mantendo tudo em dia e organizado.

Caso ela tenha conhecimento para isso, a secretária também pode ajudar a lidar com as finanças da clínica.

Entretanto, cuidado para que essa atividade não atrapalhe outras, como o suporte ao potencial paciente vindo da internet com o qual ela pode estar conversando pelo WhatsApp, por exemplo. 

Além disso, é preciso que você tenha muita confiança nela para deixá-la lidar com seus documentos, ok?

Se esse for um aspecto importante para você, avalie se a profissional conhece um pouco sobre movimentações financeiras, métodos de pagamento, planilhas e sistema de gestão para clínica, ou se será necessário realizar algum tipo de treinamento. 

Ampliar a taxa de agendamento e comparecimentos a avaliações

Como falamos logo na introdução deste artigo, é cada vez mais comum que as secretarias participem do processo de captação de pacientes das clínicas odontológicas.

Isso porque são elas que atendem potenciais pacientes que chegam até o consultório a partir da internet, interessados em algum tipo de tratamento. 

Aqui eu preciso apenas fazer uma alerta: os pacientes só vão chegar vindo da internet se você investir em marketing digital, ok? 

E esse investimento precisa ser bem feito! Por isso, se você não está vendo resultado no que está fazendo hoje, conheça o Gorro Branco, um curso feito de dentista para dentistas focado em atrair pacientes da internet. Mas, eu ainda vou falar mais sobre ele. 

Continuando, pensando que você tem uma boa estratégia de marketing digital com o foco em fazer o telefone ou WhatsApp tocarem, é essencial que a sua secretária esteja preparada para atender a essas chamadas, concorda? 

Para isso, é preciso treiná-la por meio de cursos para secretária de consultório odontológico, voltados para a criação de uma comunicação eficiente, que convença o lead a agendar e comparecer a uma avaliação

No vídeo abaixo eu explico mais detalhadamente o papel dela na captação de pacientes. Então vale a pena dar o play.

Como deve ser uma secretária de dentista?

Na lista de atributos de como uma secretária deve ser estão caracterizadas como:

  • organizada;
  • gentil;
  • empática;
  • educacada;
  • proativa;
  • bem humorada;
  • disposta a aprender;
  • clara;
  • honesta;
  • profissional.

Ao fazer um processo seletivo para contratação de uma profissional, esses são elementos que você deve observar durante a entrevista. 

Junto a eles, observe também outras habilidades, como as listadas abaixo.

Habilidades profissionais secretária de dentista

Na lista de habilidades que uma secretária de dentistas deve ter estão:

  • ter conhecimento sobre a área;
  • comunicar-se bem;
  • ter boa habilidade interpessoal ;
  • ser organizada ;
  • saber gerir bem o tempo;
  • ser capaz de se adaptar a situações;
  • ter bom jogo de cintura para lidar com imprevistos;
  • ter facilidade para a resolução de problemas;
  • ter conhecimentos em informática.

Dever de uma secretária de consultório de dentista dentro do funil de vendas

O dever de uma secretária de consultório de dentistas dentro do funil de vendas da clínica é convencer os leads que entram em contato por telefone ou Whatsapp a agendarem e comparecerem a uma avaliação. Para isso é fundamental oferecer boas respostas às perguntas desses contatos, solucionando suas objeções.

Para que isso aconteça, entretanto, ela precisa ter o seu suporte e treinamento. Assim, ela aprende a argumentar de maneira eficiente para levar mais pacientes até a clínica. 

E se você não sabe nem como colocar tudo isso em prática e aproveitar todo esse potencial, comece conhecendo o Gorro Branco, um curso para dentistas focado na conversão de leads que chegam pela internet.  

Nossa metodologia I95D, com nove indicadores e cinco dimensões, já foi testada e aprovada por mais de 2 mil alunos dentistas que aprenderam como controlar e definir o propósito da carreira, montar uma estratégia e desenvolver aspectos técnicos, financeiros e comerciais.

Assista ao vídeo abaixo e conheça mais sobre a metodologia I9 5D. Aproveite e se inscreva no curso para dentistas da Smile University, onde você vai aprender muito e ter as ferramentas para treinar sua secretária. 

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