Gestão odontológica

5 dicas para gestão de crise no consultório odontológico

Toda empresa passa por momentos desafiadores. Com a sua clínica, isso não seria diferente, não é verdade? No entanto, isso não significa que você deva desistir. Muito pelo contrário. Basta ser estratégico e realizar uma boa gestão de crise em seu consultório. 

Pois é, por mais que este assunto seja muitas vezes deixado de lado, é normal que as empresas encontrem ameaças constantes em seu funcionamento. Sejam eles relacionados à segurança, problemas técnicos, ataques cibernéticos, entre vários outros.

Tomar medidas que preparem a sua empresa para lidar com adversidades é uma forma de garantir a sua longevidade.

Afinal, todas as empresas passam por momentos difíceis, e com as clínicas e consultórios não seria diferente, não é mesmo? 

Mas, não se preocupe, porque criamos este guia justamente para te ajudar a realizar a gestão de crise no consultório odontológico.

O que é gestão de crise?

Gestão de crise é o processo de identificação, prevenção e resolução de situações de emergência ou problemas que podem afetar negativamente a reputação, a operação ou a segurança de uma clínica odontológica. Em suma, a gestão de crise é feita a partir de ações que buscam evitar e solucionar ameaças.

Nesse cenário, existem vários tipos de crises como: 

  • financeira, quando o faturamento cai repentinamente;
  • patrimonial, ocorre quando os ativos passivos da clínica, ou seja, suas despesas são maiores do que seus ativos (bens e direitos).
  • sanitária, quando há problemas como contaminação de insumos, incêndios, vazamentos e explosões;
  • problemas na reputação, que afetam a percepção das pessoas sobre a qualidade e confiabilidade dos serviços oferecidos pela clínica;
  • questões legais: referentes a processos judiciais e indenizações, seja para pacientes ou relacionados ao descumprimento de regras estabelecidas pelo CRO. 

Leia também: Como são os anúncios irregulares de dentistas? Regras do CRO

Com essas informações em mãos, é importante começar a implementar medidas para lidar com cada uma das ameaças e minimizar o impacto dos riscos. 

Sem uma boa gestão,você fica despreparado para enfrentar os problemas e  pode ser pego de surpresa em várias ocasiões. 

Já um bom gerenciamento, além de identificar potenciais problemas e agir para solucioná-los antes que se tornem realidade, também aumenta as chances de solucionar as adversidades que se tornam reais. 

Dicas de como fazer uma gestão de crise no consultório odontológico

Entendida a importância, seguimos para o processo de execução de uma gestão de crise no consultório odontológico, que incluem 5 dicas principais:

  1. Conhecer melhor a atual situação de sua empresa
  2. Identificar possíveis ameaças a sua empresa
  3. Criar um plano de ação
  4. Utilizar ferramentas para auxiliar sua administração
  5. Fortalecer sua comunicação com seus clientes

1. Conhecer melhor a atual situação de sua empresa

O primeiro passo que você precisa dar para fazer a gestão de crise é conhecer a real situação da sua clínica.

Como está a saúde financeira atual?

Seu consultório está com problemas aparentes?

Essas perguntas vão te ajudar a conhecer bem sua empresa e se preparar para situações negativas que podem acontecer.

Aproveite essa análise para entender seus pontos fracos e pontos fortes. Comece também a enumerar as possíveis ameaças do mercado.

Leia também: Como fazer gestão de consultório odontológico online? [GUIA]

2. Identificar possíveis ameaças a sua empresa

Procure identificar possíveis cenários que atrapalhem o bom funcionamento do negócio.

Quais são os problemas que poderiam causar uma crise? 

Quais as soluções que evitariam que esses problemas se tornassem crises?

Com o diagnóstico, categorize as possíveis ameaças conforme a possibilidade de ocorrerem (ou seja, pondere sobre a chance do problema ocorrer) e o tamanho do impacto que podem causar, se acontecer, o quão grave será? 

Por exemplo, para um consultório de odontologia estética, um paciente fica com uma parte do rosto paralisada depois da aplicação de botox gera um impacto extremamente alto e que pode, inclusive, causar o fechamento da clínica.

Logo, esse risco precisa ser muito bem gerenciado para que ele jamais se concretize. 

Para isso, você realiza bons cursos, faz boas avaliações e segue os protocolos da área. 

Em suma, nessa etapa é importante fazer uma lista de situações negativas, começando por aquelas prováveis de acontecer. Em seguida, avalie o impacto que elas podem causar, caso se tornem realidade.

3. Criar um plano de ação

A partir do momento que você identificou as ameaças e fez a classificação dos riscos aos quais a sua clínica está exposta, é hora de criar um plano de ação para cada um deles. Nessa etapa, o foco é reduzir o impacto, caso aconteçam.

Ele precisa conter todas as informações necessárias para enfrentar cada uma das ameaças encontradas.

É importante, também, que o seu plano de ação inclua estratégias para prevenir cada uma destas ameaças. 

4. Utilizar ferramentas para auxiliar sua administração

Utilizar ferramentas de gestão é essencial para um maior controle sobre sua empresa e tudo o que a envolve.

Nesse sentido, fazem parte da gestão de crise na área odontológica soluções, como:

  • ferramentas para gestão financeira;
  • ferramentas de marketing digital;
  • sistema de cadastro de pacientes;
  • agenda;
  • redes sociais.

A utilização destas ferramentas te ajuda a organizar diferentes áreas da clínica, reunindo dados e facilitando as tomadas de decisão sobre vários setores como satisfação do paciente, controle de receitas e despesas e mais. 

O resultado é um melhor acompanhamento dos indicadores como agendamentos, taxa de conversão, faturamento e mais. 

Medir esses números permite que você avalie se há uma tendência de queda do volume de pacientes e, então, permite que você tome atitude sobre esse risco de queda acentuada de faturamento.

Leia também: O que é um sistema para clínica odontológica e como funciona? Veja!

5. Fortalecer sua comunicação com seus clientes

Seus clientes e pacientes precisam confiar em você. E isso é construído com tempo e boa comunicação.

Uma comunicação fortalecida é essencial para que a gestão de crise no consultório tenha sucesso e a imagem de sua empresa não fique negativa.

Por isso, mantenha sempre um relacionamento próximo e implemente ações de retenção. Com esse objetivo em mente, leia o artigo, “Como fidelizar pacientes? Plano de ação para dentistas”. 

Importância da sua gestão por meio de estratégias e ferramentas

Você pode precisar de vários anos para construir uma boa reputação em seu mercado, mas basta uma crise mal administrada para tudo ir por água abaixo.

Exatamente por isso, não deixe de valorizar a gestão de crise na clínica. Aproveite que hoje temos o conhecimento de estratégias e ferramentas que vão auxiliar nessa função. 

Em conjunto, mantenha seu investimento em marketing para atrair pacientes usando a internet. Dessa forma, você não depende apenas das indicações e amplia as possibilidades de levar seu nome a mais pessoas.

Para isso, conheça o Gorro Branco, um treinamento completo, que mais de 2 mil dentistas já testaram e aprovaram. Ele tem como objetivo te ajudar a encontrar mais e melhores pacientes usando a internet, de maneira eficiente e assertiva. Conheça mais sobre o treinamento, no vídeo abaixo.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *