Gestão odontológica

7 dicas para melhorar a gestão de tempo em consultórios odontológicos

É provável que você já tenha passado por dias em que as horas não são suficientes para fazer tudo o que precisa dentro da clínica, não é mesmo? 

Essa sensação é comum, mas não precisa ser assim. Afinal, o tempo pode e deve ser seu aliado. Entretanto, para isso, você deve se focar em melhorar   a gestão de tempo em seu consultório. 

É só o controle desse tempo que vai permitir que você transforme uma rotina de atrasos em dias produtivos e organizados.

Mas, afinal, o que é gestão de tempo em consultórios odontológicos? 

Qual é a sua importância e como fazer a gestão de tempo em consultórios odontológicos? 

Essas são algumas das perguntas que vamos responder ao longo deste guia. Portanto, siga com a gente.

O que é gestão de tempo em consultórios odontológicos?

A gestão de tempo se refere ao planejamento, organização e controle do tempo que seu consultório odontológico precisa para trabalhar de forma eficiente e funcional. Ela possibilita um maior controle e organização sobre as atividades que precisam ser executadas, o trabalho da equipe e o atendimento aos pacientes.

Qual a importância da gestão de tempo em consultórios?

Quando falamos em gestão de tempo, a primeira coisa que nos vem à cabeça é um calendário ou uma agenda, não é mesmo? 

Contudo, mesmo usando essas ferramentas, a gestão de tempo é mais do que isso. 

Ela Inclui, por exemplo, o planejamento dos horários, a produtividade de sua equipe e, até mesmo, fatores pessoais que, se não observados, podem fazer com que você tenha problemas também com sua vida fora do consultório.

Os benefícios da gestão de tempo em consultórios

Os benefícios da gestão de tempo na clínica odontológica estão diretamente ligados à eficiência do local . Mas, claro, não se limitam a apenas isso.

Além da eficiência, que podemos traduzir no atendimento de um maior número de pacientes no menor tempo possível, sem prejuízos à qualidade, podemos dizer que a gestão de tempo tráz também:

  • uma maior previsibilidade financeira para a clínica;
  • organização pessoal para o seu dia de trabalho;
  • confiança dos pacientes com o horário do atendimento e o tempo gasto;
  • qualidade no atendimento;
  • produtividade;
  • organização do ambiente de trabalho;
  • menos estresse para a equipe de colaboradores, e muito mais.

Mas, afinal, como conquistar tudo isso? A seguir, confira dicas de como fazer a gestão de tempo em consultórios odontológicos.

7 dicas de como fazer a gestão de tempo em consultórios odontológicos

A seguir, separamos as 7 principais dicas de como fazer a gestão de tempo em consultórios odontológicos:

  1. Faça um planejamento
  2. Organize os processos 
  3. Envolva toda a sua equipe
  4. Considere o tempo médio necessário para suas consultas
  5. Inclua o intervalo entre consultas
  6. Utilize ferramentas para auxiliar sua gestão
  7. Não ultrapasse o seu horário de trabalho

1. Faça um planejamento

A primeira coisa a fazer para aplicar a gestão de tempo em consultório é se planejar. Responda a algumas perguntas como:

  • Qual é o horário de funcionamento de sua clínica?
  • Quantos profissionais estão disponíveis diariamente para o atendimento?
  • Qual é o tempo médio total para a execução dos principais procedimentos que seu consultório realiza?
  • Qual é a média de tempo de cada atendimento? 

Responder a perguntas como essas vai te ajudar a começar a organizar sua rotina.

2. Organize todos os processos

É preciso criar processos e definir regras para que as atividades da sua clínica  sejam priorizadas e registradas da maneira adequada. 

Ao fazer isso, você reduz as chances de problemas, como um agendamento que não foi registrado.

Logo, é fundamental criar processos para todas as áreas da empresa. Por exemplo, defina, junto com a sua secretária, o que ela deve fazer em caso de algum paciente desistir do horário de atendimento. 

Afinal, furos na agenda atrapalham a sua organização do tempo, mas são muito comuns. 

Para evitar que eles tenham um impacto ainda mais negativo na sua rotina, uma dica é a criação de um processo de confirmação de horário no dia anterior.

Você pode adotar uma ferramenta que envie automaticamente uma mensagem para os pacientes  agendados, lembrando da marcação. 

Além de aumentar a taxa de comparecimento, esse tipo de lembrete antecipa possíveis desmarcações. 

Essa antecedência dá tempo para a sua secretária agir em busca de ocupar o horário vago em questão. 

De maneira geral, dessa etapa, o importante é que você compreenda qual é o fluxo atual de trabalho que interfere em sua agenda. A partir disso, busque por soluções que envolvam o atendimento e trabalhe para que ele funcione de maneira fluida e objetiva.

3. Envolva toda a sua equipe

Envolver sua equipe significa que todos sabem como sua clínica se organiza. Como são os processos, e o que fazer em cada momento.

Assim que você fizer o planejamento e organizar os processos, é hora de apresentar a equipe e ouvir sugestões.

Dessa forma todos vão entender os procedimentos, e até mesmo sugerir melhorias de acordo com suas próprias experiências.

4. Considere o tempo médio necessário para suas consultas

Muitas vezes quando recebemos um paciente pela primeira vez, não temos ideia do que iremos encontrar. 

Portanto, é importante que você tenha um tempo médio maior predefinido para momentos como esse, em especial para avaliações que vão direcionar à contratação. 

Tenha certeza de oferecer um excelente atendimento aos pacientes, ouça o que ele tem a dizer e lembre-se de que essa etapa é fundamental para que ele contrate o seu serviço. 

5. Inclua um intervalo entre consultas

Fazer pequenas pausas entre as consultas  ajuda a lidar melhor com seus atendimentos, sem sobrecarregar a sua mente. Afinal, assim como toda ferramenta, ela também precisa de intervalo.

Além disso, pode ser que você precise desse intervalo para ajustar o tempo de algum atendimento anterior que tenha demorado mais do que o esperado.

6. Utilize ferramentas para auxiliar sua gestão

O uso de ferramentas é primordial no auxílio à gestão do tempo em consultórios.

Ferramentas básicas para marcação de consulta, como o Google Calendar, ou mesmo outras soluções online onde seus próprios clientes poderão fazer o agendamento.

Tudo aquilo que facilita e otimiza o seu trabalho é bem-vindo.

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7. Não ultrapasse o seu horário de trabalho

Não se deixe levar pela tentação de resolver tudo em um só momento. Você precisa ser fiel com seus horários no trabalho, para que eles não  invadam a sua vida pessoal.

É claro que vez ou outra não será um problema. Porém, tenha atenção para que isso não se torne uma constante em seu consultório e traga problemas no futuro.

Seus horários e de sua equipe fora do trabalho são tão importantes quanto aqueles dentro da empresa. Afinal, sua mente e corpo precisam de descanso para  trabalhar bem.

Gostou de nossas dicas?

Agora que você ficou por dentro de tudo sobre gestão de tempo em consultórios odontológicos, vai ficar mais fácil organizar sua vida profissional e pessoal.

E claro, conseguir atender cada vez mais clientes com qualidade e eficiência.

A organização de seu consultório anda de mãos dadas com o seu sucesso. Portanto, não deixe de dar atenção à gestão do seu tempo!

A gestão geral de um consultório de odontologia depende de organização, boas ferramentas e, claro, planejamento. 

Por isso, se você busca eficiência e lucratividade para sua clínica, te convidamos a conhecer a Smile University e nossos cursos e treinamentos para dentistas

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