Gestão odontológica

7 habilidades profissionais de uma secretária de dentista incrível!

Em qualquer processo de vendas, o atendimento é responsável por grande parte da experiência do cliente. Quando levamos a máxima ao ambiente odontológico, aliar as principais habilidades profissionais de uma secretária de dentista às pessoais pode gerar muito impacto positivo na forma como o paciente é acolhido desde o contato inicial com a clínica. 

Como consequência, crescem as chances de que ele termine o tratamento com uma sensação positiva, e que, além de retornar para novos procedimentos, indique os serviços a amigos e familiares.

Esse é o seu sonho como dentista, certo? Então você deve conhecer as habilidades profissionais de uma secretária de dentista exemplar. 

Para facilitar as coisas para você, reuni as 7 principais neste artigo, e te mostro nas linhas seguintes. Boa leitura! 

Habilidades profissionais de uma secretária de dentista: importância na experiência do paciente

Mais do que gerir agendas, a secretária desempenha um papel fundamental na construção de uma experiência do paciente positiva. Afinal, em muitos casos, ela conduz o contato inicial do cliente (seja presencial ou digital), o recebe na clínica, estimula o retorno e até formaliza a venda do serviço. 

Por estar diretamente envolvida em processos-chave da jornada do cliente (incluindo a conversão!), a profissional deve conhecer os valores e princípios do consultório a fundo, bem como entender os direcionamentos estratégicos contidos no planejamento odontológico

Para que a sintonia entre você e sua secretária aconteça, é importante que ela reúna algumas características que facilitam o processo. No próximo tópico, você descobre quais são. 

Quais as habilidades que uma secretária de dentista deve ter? 

As principais habilidades profissionais que uma secretária de dentista deve ter são: 

  1. organização;
  2. senso de prioridade;
  3. boa comunicação;
  4. habilidade de resolução de problemas;
  5. autonomia;
  6. disciplina;
  7. criatividade. 

Se algumas das características acima te pareceram pouco convencionais, não se assuste. A seguir, explico o motivo pelo qual cada item faz parte da lista. 

1- Organização

Para trabalhar na linha de frente do consultório, uma das principais habilidades profissionais da secretária de dentista deve ser a organização

Além dos agendamentos, cadastros de pacientes, pagamentos e recebimentos, a profissional deve conhecer os clientes e atendê-los de acordo com suas demandas.

Na prática, significa que é necessário saber quem precisa agendar um retorno; quem pediu informações sobre atendimento, mas não agendou; quem chegou por indicação (e qual paciente indicou); e por aí vai. 

A partir do entendimento do histórico de cada paciente, a secretária deve direcionar o atendimento de forma personalizada.

2- Senso de prioridade

Com tantas atividades diárias para conduzir, é preciso ter senso de prioridade para desempenhar bem o papel de secretária de dentista

A habilidade profissional ajuda a determinar o que é urgente e deve ser resolvido de imediato, e o que pode ser deixado para depois sem causar nenhum tipo de prejuízo ao consultório e aos pacientes.

3- Boa comunicação

Muito se engana quem pensa que a secretária do dentista passa o dia todo em silêncio em frente a um computador, sem colocar em prática suas habilidades comunicacionais. 

Aliás, até mesmo em frente à máquina, a capacidade de transmitir mensagens de forma efetiva precisa ser boa. Com as redes sociais e demais canais digitais, boa parte do atendimento ocorre ali mesmo, longe do telefone. 

Além do trato com os clientes, a secretária precisa saber se articular com o dentista, mantendo-se alinhada às diretrizes estratégicas do consultório e direcionando suas ações de forma efetiva. 

4- Habilidade de resolução de problemas

Gerenciar uma agenda de consultas pode ser mais parecido com um jogo de tetris do que você imagina. Encaixes, desistências, horários apertados, retornos…Há um grande potencial de surgimento de problemas aí, concorda?

Além dos desacordos de agendas, a secretária precisa ter jogo de cintura para solucionar demandas referentes à cobranças, objeções (como resistências ao preço) e outras possíveis insatisfações com o atendimento. 

Lembra da importância da boa comunicação que mencionei acima? Neste caso, a habilidade também tem papel importante.

5- Autonomia

Agora, imagine que, a cada conflito de agenda e dificuldade de compreensão das demandas do cliente, sua secretária precise entrar em contato com você para tomar decisões. Certamente, todo o fluxo do consultório seria mais lento.

Para que o dinamismo aconteça, a profissional deve saber trabalhar com autonomia, se posicionando de acordo com a estratégia do consultório e solucionando demandas sempre que possível. 

6- Disciplina

O outro lado da moeda, porém, é a disciplina. Não adianta ter uma funcionária mestre em solucionar problemas, se as decisões tomadas não vão de encontro ao propósito e ao posicionamento da clínica.

Conhecer a “cara” do consultório e seguir os princípios elencados como fundamentais para manter a excelência do trabalho é imprescindível. 

7- Criatividade

Por fim, a criatividade. Se você se pergunta “mas, Matheus, por que a minha secretária deve ser criativa?”, você precisa começar a enxergar o atendimento ao cliente de uma forma diferente.

Com o avanço dos meios digitais, o comportamento do consumidor mudou muito. 

Hoje em dia, grande parte da população gosta de receber informações via canais digitais, e a rigidez anteriormente praticada precisa dar lugar a uma forma de comunicação mais fluida e criativa. 

Transmitir informações burocráticas (horário de funcionamento, suspensão de procedimentos, etc) de forma leve e inovadora (com vídeos, animações, publicações bem humoradas — quando cabível) pode ajudar a fixar as mensagens e diferenciar o seu serviço. 

De igual maneira, acolher as demandas dos clientes com espontaneidade ajuda a criar uma relação de proximidade já nos contatos iniciais.

Atendimento da secretária de dentista: pontos-chave para buscar

Se você entende a relevância do atendimento da secretária de dentista para a experiência do seu paciente, certifique-se de buscar uma profissional com estas características: 

  • empatia;
  • jogo de cintura;
  • excelentes habilidades interpessoais;
  • pensamento estratégico;
  • senso crítico.

Dica: também é válido incluir os pontos acima no seu plano de desenvolvimento de pessoas, levando as pautas, por exemplo, a um coach de vendas que possa trabalhá-las junto às secretárias. 

Marketing para secretária de dentista: trabalho colaborativo para captar mais pacientes

Como pontuei acima, ter uma secretária que conhece as particularidades do comportamento do consumidor e sabe atuar em diversos canais de comunicação é muito importante. 

Porém, se a sua intenção é turbinar a captação de pacientes, é preciso ir além, envolvendo-a em iniciativas de marketing (e vendas!).

A gestão de comunidades, por exemplo, é uma etapa importante do marketing digital. Muitas vezes, você, dentista, não vai ter tempo para checar diariamente os pedidos de orçamentos, informações sobre procedimentos e outras dúvidas. 

Nesse caso, a secretária pode (e deve) acolher as demandas e direcioná-las de forma estratégica.

Em vez de enviar respostas curtas e excessivamente diretas, é preciso humanizar os pontos de contato, demonstrando preocupação com os leads e encaminhando-os para as etapas seguintes da jornada. O objetivo, lembre-se, é trazer mais pacientes ao consultório! 

Complemente os conhecimentos em um curso para secretária de dentista! 

Agora que você já conhece as principais habilidades profissionais de uma secretária de dentista incrível, é hora de torná-la uma aliada na sua estratégia de captação de clientes.

A boa notícia é que eu posso te ajudar com isso trazendo duas excelentes indicações.

A primeira é especialmente para você, dentista, que quer atrair, captar e converter pacientes particulares por meio da internet: o Método Gorro Branco.

Com o programa, você aprende: 

  • como criar um projeto protótipo e fazer a sua primeira venda em pouco tempo e gastando pouco dinheiro;
  • qual o melhor jeito de aproveitar os recursos que estão a sua disposição, superando suas limitações;
  • como usar o poder de inteligência do Google e Facebook para tornar sua clínica uma fonte de renda inacreditavelmente alta.

Além de um módulo com um treinamento completo para ter uma secretária que saiba converter um paciente vindo da internet em fechamento real na clínica.

A segunda, sem falsa modéstia, é BEM mais que um curso para secretária de dentista. 

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