Gestão odontológica

Organização de consultório odontológico: como manter tudo no lugar?

“A primeira impressão é a que fica”: levando o ditado para o nicho de saúde, a percepção do paciente em relação à organização de um consultório odontológico vai marcá-lo para sempre e, se a imagem for positiva, ele voltará. O design de um ambiente profissional deve ser pensado para receber com qualidade. 

Quando me refiro à organização do trabalho odontológico, não me limito às características estéticas do ambiente físico. Elas são válidas, claro.

Porém, as tarefas relacionadas à gestão e que o paciente não vê são ainda mais importantes. Isso porque essas atividades facilitam todo o controle de horários, procedimentos, retorno, remarcações e divulgação do negócio.

Sua clínica ou consultório precisa de melhorias nessa parte? Listei neste artigo os pontos essenciais de como organizar um consultório dentário e que serão cruciais para o sucesso do seu trabalho.

Boa leitura!

Como organizar um consultório dentário?

O processo de organização de consultório odontológico envolve as principais áreas do negócio para que todas as atividades funcionem no dia a dia. Algumas dicas que considero essenciais são:

1. Mantenha o espaço físico em ordem

O espaço físico do seu consultório não precisa ser enorme com várias salas e andares. Mesmo que seja uma sala pequena, é necessário que ela seja funcional.

Um detalhe importante para a decoração e organização de um consultório odontológico é que a área da recepção e a secretária estejam visíveis e facilmente acessíveis para quem chega da porta de entrada.

Assim, você cria um ponto de referência no ambiente e o paciente sabe onde e a quem se dirigir. A disposição das cadeiras deve facilitar a movimentação. Lembre-se das pessoas com restrição de mobilidade e evite mesas no caminho, deixando o espaço transitável.

Sinalize corretamente os banheiros e o espaço do bebedouro com copos e lixeiras próximas.

2. Modernize o processo de gestão de clientes

A gestão de clientes é outro processo-chave da organização de um consultório odontológico. Nesse contexto, um sistema digital pode ser um grande aliado, visto que ele ajuda a visualizar e compartilhar a agenda da semana, organizar encaixes, remarcações e desistências com mais agilidade.

Com um programa on-line, sua secretária registra informações essenciais de cada paciente e pode deixar notas sobre eles. Assim, você elimina a perda de informações, concentrando todos os dados em um único lugar. 

Outra vantagem do agendamento on-line compartilhado é aproveitar recursos, como envio automático de lembretes para que o paciente não se esqueça do horário da consulta. Essa automação economiza tempo da sua secretária.

Leia também >>> Curso de gestão para dentistas: 5 vantagens para começar.

3. Digitalize a gestão do consultório

Quer dar um passo maior a favor da organização do seu consultório odontológico? Então, você pode digitalizar toda a operação de gestão.

Os softwares para dentista são soluções digitais completas que auxiliam desde a gestão de pacientes até a parte administrativa, como gastos gerais, pagamentos, serviços laboratoriais, controle e reposição de estoque, investimentos em equipamentos e marketing etc.

A centralização dos dados do consultório otimiza o gerenciamento, facilita a localização de informações, além de melhorar a comunicação com as secretárias no dia a dia. 

Uma oportunidade para otimizar sua capacidade de gestão é na ‘Imersão Paciente 10k’. São dois dias com muito conteúdo, estratégias de negócio, demonstrações práticas e aplicação em tempo real. Aproveite essa experiência!

4. Controle e monitore o estoque de materiais

Todos os materiais de apoio para que seus procedimentos sejam realizados adequadamente e com agilidade devem estar disponíveis dentro da sala de atendimento.

Por isso, um controle de estoque eficiente é fundamental para acompanhar os níveis de cada material disponível e saber quando fazer um pedido de reposição. 

O armazenamento dos materiais também deve ser planejado para que seja fácil encontrar cada item. Etiquetar as prateleiras ou nichos onde ficam alocados é uma ideia simples que otimiza o trabalho do responsável pela função.  

5. Atualize a gestão de marketing 

Com uma estrutura bem-organizada e um atendimento eficiente, é hora de priorizar a estratégia de gestão e marketing para dentistas.

Atualmente, a internet é o principal meio para prospectar e captar leads que podem se transformar em novos pacientes no futuro. Explorar as oportunidades desse meio é estratégico para alcançar suas metas de faturamento e de novos clientes.

Entre as atividades relacionadas a área estão a criação de conteúdo para seus perfis nas redes sociais e site, planejamento de campanhas, criação de material autoral, captação de depoimentos dos pacientes, entre outros.

Os temas abordados nas redes servem de guia para o cliente e também para direcionar os anúncios que você cria para o público-alvo de interesse. Não entende bem a diferença entre cada tipo de mídia? No vídeo abaixo eu explico melhor sobre cada um:

Quais os fatores essenciais para o sucesso na gestão no consultório odontológico? 

Os fatores essenciais no checklist de um consultório odontológico de sucesso são:

  • definir os métodos de controle para cada área do consultório;
  • ter um atendimento ao cliente de excelência;
  • contratar profissionais qualificados para lidar com os atuais e futuros pacientes;
  • treinar a equipe de secretárias, dividindo claramente as funções;
  • oferecer instalações limpas e bem cuidadas, priorizando o conforto do paciente;
  • mostrar os resultados do seu trabalho como forma de reforçar seu propósito no mercado.

Leia também: 8 livros sobre gestão de consultório odontológico + 2 bônus.

Invista na organização do trabalho odontológico

A organização do trabalho odontológico envolve vários aspectos importantes que precisam ser bem gerenciados. Afinal, tudo dentro de uma clínica está interligando e contribui para o sucesso do negócio. 

Se você está em busca de capacitação para melhorar sua estratégia, que tal investir em um curso de marketing para dentistas?

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