Gestão odontológica

Prontuário odontológico digital: como implementar no consultório?

Com o processo de transformação digital dos consultórios, várias funções analógicas foram substituídas por uma versão on-line mais prática e fácil de armazenar e gerenciar. O prontuário odontológico digital é um dos documentos usados nesse novo formato.

Já pensou em fazer essa atualização na sua clínica? Neste artigo, eu explico os principais pontos para você entender a importância de melhorar a organização das fichas odontológicas e os benefícios da digitalização de prontuários dentários.

Continue a leitura e confira!

O que é prontuário odontológico digital?

O prontuário odontológico digital é a versão on-line da ficha de informações dos pacientes. Os novos sistemas registram os dados pessoais e de contato, o tipo de tratamento proposto na avaliação e o realizado, os valores pagos, os objetivos do procedimento, histórico de intervenções, arquivos dos exames de imagem, entre outras informações.

O prontuário odontológico é um registro obrigatório, estabelecido no artigo 17 do Código de Ética Odontológica que diz:

Art. 17 – É obrigatória a elaboração e a manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou digital.

Além de ser útil para organização interna da clínica, os prontuários tem uma finalidade jurídica. De acordo com o Parecer nº 152/92 do Conselho Federal de Odontologia (CFO), o prontuário odontológico deve ser mantido em arquivo por 10 anos, após o último atendimento do paciente.

Então, é preciso escolher cuidadosamente o formato, pensando na maneira mais prática de arquivar e acessar esses arquivos quando necessário.

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Tipos de de prontuários odontológicos

Os tipos de prontuário odontológico possíveis são o de papel e o digital. 

O prontuário de papel é preenchido a mão a partir de uma ficha com os campos de informação padrão, como dados pessoais, de contato e motivo da procura. 

Posteriormente, o dentista adiciona o tratamento proposto após a avaliação, preço, se o cliente fechou ou não e porque, histórico de procedimentos odontológicos, resultados de exames, etc. 

O prontuário odontológico digital registra as mesmas informações, mas no formato eletrônico. Geralmente, os softwares de odontologia incluem o prontuário no sistema, facilitando o preenchimento e o arquivamento dos dados dos pacientes.

Em vez de ocupar um espaço físico no consultório, as fichas são armazenadas na nuvem. Para garantir a segurança dos arquivos e espaço disponível, é necessário escolher uma solução que ofereça espaço suficiente ou permita fazer backups.

Dessa forma, você pode criar um servidor na nuvem para armazenar todos os prontuários, organizando por ano e mês de atendimento, o que facilita a pesquisa no futuro.

Como fazer um prontuário odontológico?

Para fazer um prontuário odontológico completo, certifique-se de que o sistema virtual tenha os seguintes campos:

1. Dados pessoais e de contato

Tanto o prontuário odontológico digital quanto o de papel devem começar pelos dados pessoais básicos e de contato que todo paciente precisa responder:

  • nome completo;
  • endereço;
  • telefone;
  • e-mail;
  • número de documentos de identificação (RG ou CPF);
  • convênio (caso tenha);
  • motivo do contato (o que a pessoa busca).

Essas informações são coletadas e registradas pela secretaria para agendar a primeira avaliação com o dentista.

2. Informações da anamnese

No dia da avaliação, sabendo o motivo da procura, o dentista conversa com o potencial paciente para entender suas expectativas, qual sonho o tratamento odontológico vai realizar, o que ele espera obter com o procedimento e limites de investimento, caso tenha.

Outras informações relacionadas à saúde do paciente devem ser coletadas na anamnese, como:

  • alergias;
  • se utiliza remédio de uso contínuo;
  • doenças crônicas;
  • se já tomou anestesia;
  • tratamentos anteriores, etc. 

Com o prontuário odontológico digital, fica mais fácil anotar com agilidade cada ponto da conversa e registrá-los nos campos correspondentes do formulário.

3. Plano de tratamento e orçamento

Outro detalhe importante de registrar no prontuário odontológico digital ou físico é o plano de tratamento proposto para o paciente após a avaliação. Além disso, registrar o preço e as formas de pagamento oferecidas é importante. 

Essa seção deve ser atualizada constantemente, caso o paciente feche a proposta, com a evolução do tratamento. 

4. Status da proposta

Registrar o status da proposta, ou seja, se ela foi aceita ou recusada é uma informação importante, que ajuda a calcular as métricas de propostas fechadas e propostas declinadas. Lembrando que colocar o motivo da aceitação ou recusa também é fundamental. 

5. Arquivos de exame

Radiografias, tomografias e telerradiografia são alguns dos exames de imagens que podem ser pedidos para avaliar o quadro de um pacientes 

Os documentos com os resultados e as imagens também são digitalizados, o que facilita o recebimento e o arquivamento na ficha odontológica de cada paciente. 

Quais os benefícios do prontuário eletrônico na odontologia?

Os principais benefícios de incluir o prontuário eletrônico na odontologia nas atividades do consultório ou clínica são:

Garantir a segurança de dados dos pacientes

Todas as informações pessoais e de tratamento são confidenciais e é responsabilidade dos dentistas mantê-las seguras e em sigilo

Escolhendo o sistema de prontuário odontológico digital de uma empresa confiável, além de melhorar a organização interna, facilita o cumprimento das diretrizes atuais da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Centralizar dados do consultório

Sua equipe de secretárias perde horas valiosas por semana tentando encontrar dados dos pacientes? 

Com o prontuário odontológico digital, dá para eliminar esse gargalo e facilitar a pesquisa de informações no dia a dia. Essa agilidade ainda reflete em uma boa experiência para o cliente.

Avaliar indicadores de gestão importantes

As informações do prontuário odontológico digital facilitam o cálculo de indicadores importantes para o crescimento e faturamento do consultório, como:

  • número de propostas aceitas/mês;
  • número de propostas recusadas/mês;
  • pacientes em débito com o consultório;
  • ticket médio dos procedimentos;
  • quantidade de horas trabalhadas no mês;
  • faturamento mensal, entre outros.

Leia mais: 5 indicadores de gestão na odontologia e como calculá-los.

Melhore a eficiência e a gestão do seu consultório

A adoção do prontuário odontológico digital, além de modernizar o processo de atendimento do consultório, melhora o fluxo de informações na clínica. Dessa forma, a gestão é realizada com mais eficiência, criando uma rede compartilhada de informações.

Investir em oferecer a melhor infraestrutura e tratamento modernos é um diferencial que precisa ser comunicado para que novos clientes cheguem até a sua clínica, concorda?

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