Gestão odontológica

Tecnologia de gestão para consultórios: 6 soluções para adotar em 2024

Se os seus processos de gestão ainda são mais analógicos que digitais, mude de estratégia em 2024 e invista uma parte do orçamento em tecnologia de gestão para consultórios.

O fim do ano está próximo e não existe hora melhor para fazer um balanço anual da gestão, listando erros e acertos, planejando novos objetivos e metas e fazendo ajustes para entrar em um novo ano afinado.

Desde a pandemia da covid-19, em 2020, 85% das empresas aumentaram o investimento em tecnologia da informação (TI) e, para 76% dos entrevistados, a tecnologia é um recurso estratégico em suas empresas, segundo a pesquisa da TOTVS.

Além disso, 82% dos executivos afirmaram que as empresas onde trabalham estão abertas à inovação.

Você também está aberto e atento às oportunidades estratégicas que a inclusão de sistemas para clínica odontológica pode proporcionar para o seu consultório?

Neste artigo, reuni uma lista de tecnologias que auxiliam na gestão e que valem o investimento, uma vez que podem ajudar bastante a organizar a carga de atividades internas. 

Continue a leitura e confira!

Quais são os tipos de tecnologia de gestão para consultórios? 

Os tipos de tecnologia de gestão para consultórios existentes atualmente no mercado atendem a diversas demandas das áreas administrativas dos negócios. 

Listei seis opções que considero úteis para a transformação digital dos processos e para gerenciar melhor a carga de trabalho. 

1. Sistema de armazenamento na nuvem

O sistema de armazenamento na nuvem é uma tecnologia estratégica na gestão de clínicas e consultórios por facilitar a organização e o acesso a arquivos, armazenando-os em um servidor digital, acessível 24 horas por dia, sete dias por semana.

A gestão eletrônica de documentos (GED), como é chamada o processo, migra toda papelada que estaria em arquivos, como notas fiscais, pedidos, planilhas, relatórios e mais para um servidor na nuvem, que funciona como arquivo digital.

Porém, o processo não é apenas uma simples migração de arquivos. A organização dos documentos em pastas e subpastas, separadas por departamento, com divisão por ano, deve ser criada, facilitando a navegação.

2. Software de gestão odontológica

Outra tecnologia de gestão para consultórios que vale a pena investir em 2024 é o software de gestão odontológica. O sistema serve para centralizar os dados do negócio em um único lugar. Entre as funcionalidades incluídas neste tipo de software, estão: 

  • controle de agendamento de avaliações, consultas e procedimentos;
  • sistema de prescrição eletrônica de receitas; 
  • inserção de anexos na ficha dos pacientes (ex: exames, prontuários, etc);
  • controle financeiro do consultório, entre outras funções.

A implementação do software precisa ser bem planejada para garantir um bom retorno do investimento. Então, é fundamental estudar as opções e alinhar expectativas. Detalho mais o assunto no vídeo abaixo: 

3. Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é uma tecnologia de gestão para consultórios que auxilia os dentistas a ganharem agilidade nos atendimentos. Afinal, digitar é mais rápido do que escrever.

Além disso, a digitalização do prontuário permite que o cliente, ao chegar ao consultório, complete seu cadastro enquanto espera o atendimento. Na sala, o dentista presta um atendimento mais próximo e humanizado, interagindo com mais naturalidade.

O sistema digital de prontuário elimina os arquivos em papel e facilita o arquivamento do histórico de atendimentos, que pode ser exportado do sistema e armazenado no sistema de GED na nuvem.

4. Sistema de pagamento on-line integrado

A parte de cobrança, seja do paciente ou de fornecedores, pode ser otimizada com a inclusão da tecnologia de gestão para consultórios. 

Os sistemas de pagamento on-line são ferramentas que emitem boletos, Pix e recibos das transações financeiras, agilizando tanto a emissão quanto a forma de envio. O paciente pode receber todas as instruções de pagamento da data combinada por WhatsApp, por exemplo.

A segurança é outra vantagem que vale destacar, uma vez que o paciente ou fornecedor receberá uma comunicação padrão, com links confiáveis para pagar e sem se preocupar com fraudes. 

5. Assinatura eletrônica

Por falar em segurança, a autenticidade dos documentos e prescrições emitidas por você e pela equipe no consultório é outra atualização essencial.

A assinatura eletrônica, utilizada em várias demandas da gestão financeira, permite prestar serviços de telemedicina, validando as prescrições dos pacientes, pedidos de exame e emissão de atestados em todo território nacional.

Para evitar falsificações de documentos, inclua também o carimbo de tempo, um selo que detalha a data e hora exatas que um documento foi emitido e assinado digitalmente. O serviço é da SERPRO (Serviço Federal de Processamento de Dados)

6. Inteligência Artificial (IA)

Fechando a lista de tipos de tecnologia de gestão para consultórios em 2024, não podia faltar a Inteligência Artificial. Ao contrário do que você pode achar, as soluções de IA são “coisas do presente” e não mais do futuro.

Uma pesquisa da consultoria Deloitte, divulgada pela revista ÉPOCA, em março de 2023, destacou que 70% das empresas vão investir em inteligência artificial para ganhar vantagem competitiva. 

Ainda segundo a pesquisa, o foco da inclusão de IA é para melhorar processos, como:

  • suporte ao atendimento ao paciente (13%);
  • inteligência de mercado (8%);
  • campanhas de marketing (7%);
  • gestão financeira, contábil ou fiscal (7%);
  • atividades de vendas (6%);
  • análises de crédito dos clientes (4%);
  • gestão de fornecedores (4%);
  • gerenciamento de riscos operacionais (4%).

Um exemplo de aplicação dessa tecnologia no sistema para consultório odontológico é a automação de IA para WhatsApp, os chatbots, que otimizam todo processo de comunicação com o cliente.

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Como a tecnologia pode ajudar na odontologia?

Muitas inovações podem ser implementadas no seu consultório em 2024 por meio das tecnologias de gestão para consultórios. 

O investimento em apps de odontologia ajuda a reduzir custos operacionais. Sem falar que contribui para que você tome decisões de negócio precisas, baseado em dados confiáveis, além de aumentar a produtividade da equipe. 

Aprender a pensar estrategicamente seus processos de gestão é o primeiro passo para criar um consultório de sucesso no mercado odontológico.

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