Aprender como organizar a agenda do dentista pode parecer um desafio, mas com algumas dicas simples, você verá que o processo pode ser mais fácil – e eficiente – do que imagina.
Afinal, com uma rotina bem organizada, você evita problemas típicos da nossa profissão, como: dias superlotados intercalados com dias de agenda vazia, cheia de horários vagos porque os pacientes não avisaram que não iriam comparecer ou porque, simplesmente, esqueceram-se do agendamento com o dentista.
Sim, é possível eliminar ou reduzir muito esse tipo de problema dentro de um consultório. E como você pode deduzir , essa organização vai te ajudar a ter um dia a dia mais equilibrado.
Vale a pena lembrar que organizar uma agenda de consultório odontológico também oferece benefícios para os pacientes, evitando, por exemplo, que eles fiquem muito tempo esperando para serem atendidos, em dias em que o consultório está muito cheio.
Esse tipo de cuidado ajuda a ampliar a satisfação com a clínica e com o atendimento de maneira geral, o que impacta outros resultados, como a taxa de retorno, de conversão e de indicação de novos pacientes.
Isso porque, pacientes insatisfeitos com o atendimento, dificilmente vão indicar o seu trabalho para amigos ou familiares.
Em outras situações, eles podem até falar o seu nome devido à alta qualidade que você oferece, mas com a ressalva de que você “atrasa muito”. Esse cenário pode afastar as pessoas que ainda não conhecem o seu trabalho. Afinal, hoje em dia, quem tem tempo de ficar horas em um consultório, esperando para ser atendido?
Como organizar a agenda de pacientes em 6 passos?
Para organizar a agenda do dentista e tornar a rotina mais equilibrada:
- Liste as atividades que precisam ser realizadas
- Registre o tempo de cada função
- Reserve tempo de pausa e intervalo
- Destine espaço para novos pacientes
- Implemente um software on-line de gestão
- Confirme os agendamentos
#1 Liste as atividades que precisam ser realizadas
Para fazer uma gestão de consultório odontológico eficiente é imprescindível que você considere todas as atividades que precisa fazer para que o funcionamento da clínica aconteça.
Além dos tratamentos, quais são as atividades operacionais que você executa?
É preciso fazer o controle financeiro? Realizar pedidos junto a fornecedores? Emitir notas fiscais? Definir metas?
Tudo isso precisa estar listado para que você avance para a próxima etapa, sem se esquecer de nada que seja importante em seu dia a dia.
Dica de leitura para você se aprofundar no assunto: Planejamento e gestão de consultórios de odontologia: tutorial
#2 Registre o tempo de cada função
O segundo passo de como organizar a agenda de dentista é distribuir o tempo que você gasta para cada item listado acima.
Quanto tempo uma sessão de implante demora? E de manutenção? Quanto tempo cada avaliação e orçamento ocupam em seu dia?
Caso você precise se deslocar de um local de trabalho para outro, quanto tempo precisa para que isso aconteça?
E ainda, quanto tempo demora para organizar os materiais de cada paciente?
Se você não tem as respostas para essas perguntas, pode começar a medir esse tempo, hoje mesmo.
Faça isso durante uma ou duas semanas e use uma média para distribuir os minutos e horas que gasta fazendo cada atividade.
Lembre-se de considerar que atrasos acontecem. Às vezes, um procedimento que seria simples pode ter alguma complicação que faça com que ele demore mais. Por isso, coloque uma margem de segurança para reduzir o tempo de atraso e poder fazer o seu trabalho com calma.
Repasse esse tempo para a sua secretária para que ela possa gerenciar a sua agenda de maneira eficiente.
Uma dica interessante aqui é definir dias ou faixas de tempo específicas para funções como atividades gerenciais.
Por exemplo, sexta-feira, de 16h às 18h, o horário da agenda é reservado para controle financeiro. Essa é apenas uma sugestão, faça o seu horário como achar melhor.
Procure alocar esse tipo de tarefa nos horários em que você costuma ter menos procura por agendamento de paciente e avaliações.
#3 Reserve tempo de pausa e intervalo
No seu dia a dia, você vai precisar parar um pouco para tomar um café, fazer um lanche, almoçar ou mesmo ir ao banheiro.
Esses cinco minutinhos, quando não considerados, podem atrasar a sua agenda e deixar você estressado, o que tende a impactar na qualidade do seu relacionamento com os pacientes.
Esse tempo de reserva, além de te ajudar a relaxar um pouco ao longo do dia, esticar as costas e repor um pouco da energia, também pode ser usado para casos de atraso no procedimento, por exemplo.
#4 Destine espaço para novos pacientes
O quarto passo de como organizar a agenda do dentista está reservado para as avaliações de novos pacientes. Quando bem feitas, demoram um tempo considerável para serem realizadas, não é mesmo?
Você precisa entender o caso do paciente, perguntar sobre sua história, quais os seus principais objetivos com o tratamento, seus principais medos e desejos.
Fazer isso, com calma e atenção, é essencial para ter a chance de aumentar suas conversões.
Logo, reserve uma parte da sua agenda para alocar os potenciais pacientes, de maneira que você tenha tempo de oferecer o melhor atendimento.
Lembre-se também de que atrasar o atendimento do paciente em potencial pode atrapalhar a imagem que ele tem de você.
Afinal, como falei na introdução deste guia, as pessoas não têm tempo para perder na sala de espera de um consultório. Nesse cenário, a pontualidade pode ser um critério de decisão.
#5 Implemente um software on-line de gestão
O software de gestão pode funcionar como a sua agenda de dentista on-line, mas a ferramenta pode fazer muito mais do que isso.
Entretanto, vamos focar primeiro nessa função de calendário, que é essencial para qualquer consultório.
Em uma realidade conectada como a que vivemos hoje, seja nos ambientes de trabalho ou na vida pessoal, a agenda virtual é essencial.
Ela permite que você acompanhe seus horários de onde estiver e facilita o controle de tempo. Afinal, com ela, você pode programar períodos específicos para cada tarefa.
No segundo passo deste guia, eu falei sobre a necessidade de definir blocos de tempo para cada atividade. Então com um sistema digital, é possível deixar isso programado e automatizado, facilitando a gestão do seu tempo e reduzindo erros.
Além disso, um software de agenda para dentistas oferece recursos, como:
- gerenciamento de consultas;
- cadastro de clientes;
- acesso a histórico;
- controle financeiro e fiscal;
- gestão administrativa;
- suporte para vendas;
- ferramentas de marketing.
Com essas funcionalidades no ambiente digital, você torna a execução de cada atividade mais ágil, o que reduz o tempo gasto com ela. O resultado é que sobra mais tempo para atender pacientes e fazer avaliações.
Sobre o assunto, leia mais em: O que é um sistema para clínica odontológica e como funciona? Veja!
#6 Confirme os agendamentos
Pacientes que não comparecem à consulta atrapalham muito a sua rotina. Você fica com espaço vazio, enquanto poderia atender a outra pessoa, seja uma urgência ou uma avaliação. Além disso, poderia adiantar um paciente.
Por isso, é essencial que você crie uma rotina de confirmação de agendamentos.
O software de gerenciamento vai te ajudar nesse trabalho. Ele permite que você programe o envio de uma mensagem de confirmação ao paciente, um ou dois dias antes da consulta.
Essa mensagem pode ser enviada pelo WhatsApp ou por SMS. A minha sugestão é que você use mais o WhatsApp, facilitando a resposta do paciente.
Leia também: Curso de Whatsapp marketing para dentistas: escolha o seu!
Como organizar a agenda do dentista?
Organizar a agenda de dentista depende da sua capacidade de medir o tempo gasto em cada tarefa, otimizar processos operacionais, implementar tecnologia para a gestão eficiente e ágil e medir seus resultados.
Entretanto, aprender como organizar a agenda de um dentista é apenas o primeiro passo para que você tenha um consultório capaz de escalar resultados.
Com as dicas que listei acima, você vai estabelecer uma rotina como dentista que permite aumentar a sua capacidade de atendimento de pacientes.
Contudo, a gestão de uma clínica é mais do que isso, e cada detalhe é essencial para que você alcance os seus objetivos, vencendo até mesmo a concorrência de outros profissionais, franquias e planos de saúde.
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