A confirmação de consulta odontológica é uma rotina na sua clínica? Sua secretária acompanha a agenda e envia lembretes de horários tanto para novos pacientes quanto para os antigos?
Pois é, enviar um lembrete para seus pacientes demonstra atenção e comprometimento em prestar um bom atendimento.
Dessa forma, você cria uma expectativa positiva nos pacientes que vêm pela primeira vez e ainda mantém o padrão de qualidade para os clientes fidelizados.
Agora, você deve estar pensando na quantidade de pacientes que atende por mês e no trabalho que é enviar uma mensagem de agendamento de consulta para cada um, acertei?
Calma, esse processo é mais fácil do que imagina!
Isso porque, graças às ferramentas de automação, é possível programar lembretes de confirmação automática.
Neste artigo, explico a importância da tarefa e dou dicas para ter uma comunicação eficiente com os pacientes e sua cadeira sempre ocupada.
Continue a leitura e acompanhe todas as dicas!
Como confirmar consulta com o paciente?
A confirmação de consulta odontológica é um processo estratégico que, para ser bem executado, conta com o seguinte o passo a passo:
1. Escolha um canal de comunicação oficial
A primeira etapa é escolher o canal oficial por meio do qual será feito o envio da mensagem para retorno de paciente. Existe a possibilidade de fazer as confirmações por telefone, e-mail, SMS ou WhatsApp.
A alternativa mais popular é a confirmação de consulta pelo WhatsApp, por ser um aplicativo que a maioria das pessoas utiliza, reduzindo as chances do paciente de não visualizar e perder a mensagem.
Avise ao paciente por meio de qual canal ele receberá mensagens do consultório e por onde ele também pode tirar dúvidas com a equipe.
2. Crie o texto do corpo da mensagem
Para facilitar o processo de confirmação de consulta odontológica, crie um texto padrão para enviar aos pacientes com avaliações marcadas e outro para consultas de retorno, por exemplo.
Assim, o paciente recebe uma mensagem bem escrita e com todas as informações que precisa receber e, em seguida, confirma. Abaixo, listei exemplos que vão ajudá-lo nessa etapa.
3. Defina quantos dias antes a mensagem será enviada
Outro ponto importante quando se trata da confirmação de consulta odontológica é definir quantos dias antes a mensagem será enviada. Por exemplo, você pode enviar a confirmação três dias antes mais um lembrete 24 horas antes da consulta.
Caso o paciente desmarque ou peça a mudança de horário, é possível reorganizar a agenda e adiantar, ou colocar outra pessoa no lugar. Pense em um esquema que facilite o trabalho das secretárias.
Leia também: Programa de treinamento de secretária de dentista em 3 passos.
4. Sempre solicite a confirmação
Toda mensagem de confirmação de consulta odontológica deve ter uma frase solicitando a validação do dia e horário da consulta no final. Assim, fica claro que o paciente deve responder. Um simples “sim” ou “confirmado” é suficiente.
5. Acompanhe a conversa
Mesmo que você utilize um sistema de automatização de confirmação, é fundamental acompanhar as respostas dos lembretes, caso o paciente peça para reagendar ou mudar o horário. Oriente as secretárias para ficarem atentas à ferramenta utilizada.
O que escrever para confirmar uma consulta?
A tarefa é simples, mas sempre bate aquela dúvida sobre o que escrever na confirmação de consulta odontológica, não é mesmo? As mensagens devem ser curtas, objetivas, conter todas as informações essenciais e um tom de voz amigável na comunicação.
Separei alguns exemplos para auxiliar na definição das mensagens que suas secretárias podem enviar aos pacientes. Confira!
- “Sua consulta com o(a) Dr.(a) [nome do(a) dentista] está agendada para o dia [data] às [hora] na [endereço clínica/consultório]. Por favor, responda “Sim” para confirmar sua consulta. Obrigado!”.
- “Olá [nome do paciente]! Aqui é [nome], a secretária do(a) Dr.(a) [nome do(a) dentista]. Gostaria de lembrá-lo da consulta de retorno agendada para [data] às [hora] em [Local/Nome do consultório].
Responda “Confirmado” para manter seu horário. Espero vê-lo(a) em breve!”.
- “Lembrete: você tem uma consulta marcada com o(a) Dr.(a) [Nome do Dentista] em [data] às [hora] na [Local/Nome da clínica]. 🦷
Para confirmar o agendamento, envie “Sim”. 🙌🏻”.
- “Olá! A data da sua consulta/retorno está chegando. Você está marcado para ver o(a) Dr.(a) [Nome do dentista] na próxima semana, dia [data] às [hora] em [Local].
Responda “Sim” ou “Remarcar” para sabermos se o horário ainda é ideal ou se gostaria de trocá-lo”.
- “Sua consulta está próxima! Você tem um horário com o(a) Dr.(a) [nome do dentista] amanhã às [horário] em [Nome do consultório/clínica].
Responda “Sim/Não” para conformar ou remarcar seu atendimento.
Esses são apenas alguns exemplos que você pode adaptar para a linguagem utilizada na comunicação com seus clientes. Incluir emojis é um detalhe que deixa as mensagens mais leves e casuais, e vale a pena investir. Evite apenas os excessos.
Leia mais: 7 melhores frases para atrair pacientes odontológicos.
Como mandar mensagem de confirmação de consulta?
A ferramenta utilizada para o envio da confirmação de consulta odontológica deve ser facilmente gerenciada pela equipe e facilitar a resposta do cliente. A melhor solução é implementar um software que, entre outras funções, tenha recursos de gestão de agenda.
Os sistemas para clínicas odontológicas possuem a opção de automatização da confirmação, bastando escolher o canal (SMS, WhatsApp, telefone), programar o texto e quando as mensagens devem ser enviadas. Tenha isso em mente ao escolher seu provedor.
Como reduzir a falta dos pacientes?
A organização do processo de confirmação de consulta odontológica com lembretes estratégicos já contribui para reduzir a falta de pacientes. Então, coloque essa tarefa para a equipe como prioridade.
Além disso, crie uma política de cancelamento e programe as mensagens de confirmação para o paciente poder avaliar no prazo se vai comparecer. Assim, a secretária pode reagendar e subir outro paciente para o horário não ficar vago.
Outra estratégia é reforçar a importância do acompanhamento e como comparecer aos retornos contribui para a qualidade do resultado.
Invista na automatização de confirmação
O investimento na automatização da confirmação de consulta odontológica é uma decisão estratégica para fechar novos pacientes e fidelizar aqueles que estão em tratamento. Sem contar que sua equipe consegue ser mais eficiente e se comunicar com agilidade.
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