Uma clínica odontológica de sucesso exige que você domine mais do que as técnicas e tratamentos relacionados ao serviço prestado aos pacientes. Para ter êxito real, como o aumento de faturamento, redução de custos e melhor apontamento das suas horas, é fundamental conhecer e executar algumas dicas de gestão de consultório.
Afinal, um consultório, como qualquer outra empresa, precisa controlar o fluxo de capital que entra a saí, investir em marketing, controlar o estoque, acompanhar pacientes inadimplentes, fazer a previsão de faturamento e mais.
Contudo, nada disso é ensinado na graduação de Odontologia. E aí está uma das maiores surpresas dos recém-formados: a necessidade de aprender as rotinas administrativas do consultório odontológico.
A boa notícia é que, se está preocupado em melhorar a gestão da clínica, você chegou ao lugar certo.
Isso porque, ao longo deste post, você saberá, em detalhes, o que é gestão odontológica e como aplicá-la.
Continue lendo e confira!
O que é gestão odontológica?
A gestão odontológica é o conjunto de atividades e técnicas utilizadas para controlar as áreas estratégicas de um consultório. Ela inclui ações, como planejamento, organização e liderança, com o objetivo de maximizar a produtividade e a lucratividade, e garantir a satisfação dos pacientes.
Esse conceito envolve a definição de metas e objetivos, a organização da alocação de recursos e a definição de processos para garantir o sucesso do consultório, bem como:
- o controle financeiro;
- a gestão de pessoas;
- um plano de marketing e mais.
Tudo isso faz com que as rotinas administrativas do consultório odontológico sejam fundamentais para garantir o sucesso e a eficiência do negócio, oferecendo:
- mais organização;
- melhor gestão do tempo;
- aumento de produtividade;
- ampliação da satisfação do paciente;
- maior lucratividade;
- aumento da reputação.
5 dicas de gestão de consultório odontológico
Mas, afinal, quais são as principais dicas para a gestão de consultório odontológico? Entre elas estão:
- Organize seu tempo e sua agenda
- Acompanhe a movimentação financeira
- Invista em equipamentos e tecnologia
- Criar ações de marketing
- Ofereça treinamento e desenvolvimento contínuo à equipe
#1 Organize seu tempo e sua agenda
Ter ao seu lado uma ferramenta de gestão é importante para que você automatize algumas atividades e mantenha o controle da agenda, alto vital para qualquer dentista.
Além da tecnologia, algumas outras dicas de gestão de consultório também vão permitir que você atue de maneira eficiente para maximizar a produtividade, entre elas:
- defina metas e prioridades, para saber o que é mais importante ser feito e o que pode esperar;
- crie um cronograma diário ou semanal para organizar o tempo e a agenda e ter tempo suficiente para cada tarefa e compromisso;
- bloqueie períodos para tarefas que não são atendimento aos pacientes, mas que são importantes como criação de conteúdo para redes sociais, atualização do histórico do paciente, entre outras;
- delegue tarefas para garantir que todas sejam realizadas de maneira eficiente e para evitar sobrecarga de trabalho.
#2 Mantenha um registro do histórico dos pacientes
A gestão do consultório precisa manter as informações sobre os pacientes em segurança e acessíveis.
Para isso, você também pode usar a tecnologia, organizando o histórico médico, tratamentos realizados e próximas consultas em uma ferramenta integrada e completa.
#3 Acompanhe a movimentação financeira
É impossível pensar em como administrar um consultório sem considerar o controle financeiro, não é mesmo?
Essa é uma etapa essencial do gerenciamento do negócio, afinal, acompanha o fluxo de caixa, medindo se as receitas da empresa superaram as despesas, além de:
- facilitar a precificação dos serviços;
- acompanhar a meta de faturamento;
- medir o ticket médio;
- identificar gastos desnecessários;
- reduzir ou eliminar pacientes inadimplentes;
- evitar atrasos no pagamento das suas obrigações financeiras e mais.
Novamente, o uso de uma ferramenta que faça esse tipo de controle é uma dica importante a ser seguida.
#4 Invista em equipamentos e tecnologia
Ao longo deste guia com dicas para gestão de consultório, já citei algumas vezes o uso da tecnologia como fundamental para o trabalho eficiente do setor.
Contudo, a tecnologia também deve estar presente na execução dos tratamentos, garantindo a qualidade dos procedimentos e possibilitando que você realize um número maior de procedimentos, sem reduzir a qualidade ou se sobrecarregar.
Tudo isso é importante para a gestão do negócio porque, quando você é capaz de realizar mais atendimentos, com qualidade excepcional, e em menos tempo, todo o restante da clínica é afetada, desde o financeiro, até a gestão de estoque, a satisfação dos clientes e a organização da agenda.
As metas de marketing, de agendamento e comparecimento em avaliações, assim como as taxas de conversão, também podem ser alteradas. Até mesmo a precificação de um tratamento pode ser impactada.
Por isso, esteja sempre atento às novidades da sua especialidade e busque adotar o que achar que oferece um impacto positivo.
#5 Criar ações de marketing
O marketing na gestão de consultório é uma área indispensável do planejamento, afinal, é um dos responsáveis por levar mais pacientes até o consultório.
Dito isso, alinhe as ações de marketing aos objetivos e metas da clínica, para que ele de fato contribua com os resultados.
Ao criar as ações de marketing do negócio, tenha em mente os pacientes que deseja atingir, o orçamento que tem disponível para as campanhas e os resultados que quer alcançar.
Lembre-se de medir esses indicadores para adaptar suas estratégias e melhorar os resultados que vão impactar em todas as demais áreas.
#6 Ofereça treinamento e desenvolvimento contínuo à equipe
Como dissemos acima, o marketing é apenas parte do conjunto de táticas e setores responsáveis por levar pacientes à clínica.
Dentistas e secretárias também são peças vitais nesse tabuleiro, afinal, interagem com os pacientes antes e depois da contratação de um tratamento.
O treinamento de secretárias, por exemplo, permite que elas se tornem personagens importantes na captação de novos pacientes. Para entender o papel delas, assista ao vídeo abaixo em que eu mostro como vender mais usando todo o potencial dessa profissional.
Como administrar um consultório?
Com as dicas de gestão de consultório odontológico que apresentamos acima, você se sente mais preparado para controlar as diferentes áreas da clínica?
É provável que ainda existem dúvidas e isso acontece porque são muitas informações em algumas linhas, não é mesmo?
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