Ter uma formação técnica excepcional e manter-se atualizado com as tendências da sua área de atuação é essencial para se destacar. Porém, a profissionalização dos processos de gestão de clínicas e consultórios odontológicos também é um dos fatores de sucesso no mercado.
Isso porque uma gestão bem feita influencia positivamente o andamento das tarefas, desde o atendimento do paciente na recepção até o monitoramento mensal dos indicadores de desempenho.
Além disso, o acompanhamento da gestão auxilia na criação de estratégias para melhorar o relacionamento com pacientes atuais e atrair novos, fazer um controle financeiro eficiente, monitorar demandas, suprir as necessidades dos colaboradores, entre outras.
Seja por falta de tempo ou conhecimento sobre gerenciamento de negócios, muitos profissionais de saúde não desempenham tão bem a posição de gestor.
Então, ter o apoio de uma empresa de consultoria ou consultor para ficar à frente da gestão é uma solução viável, mas é crucial ser participativo para desenvolver habilidades estratégicas, administrativas, técnicas e financeiras.
Seu consultório ou clínica precisa de melhorias na gestão? Neste artigo, explico o objetivo do trabalho e listo dicas para otimizar os processos que vão ajudá-lo a melhorar sua análise e posicionamento diante dos desafios do mercado. Boa leitura!
O que é gestão de consultório odontológico?
A gestão de clínicas e consultórios é o conjunto de processos administrativos que mantém um negócio funcionando de forma organizada e sustentável financeiramente, com um atendimento bem orientado e pacientes atendidos com qualidade nos serviços oferecidos. A eficiência da gestão garante o crescimento e a longevidade no mercado odontológico.
As atividades de gerenciamento integram e sistematizam as funções de cada área do negócio, identificando e reduzindo riscos e problemas internos e externos que possam prejudicar o padrão de qualidade.
Ser o dono do próprio consultório ou clínica significa tornar-se um empreendedor e, com isso, é preciso adquirir novas habilidades.
A vantagem é que, hoje, para aprender sobre essa área que não é ensinada na faculdade, existem diversos cursos de gestão de clínicas e consultórios EAD. Mais adiante no artigo eu retomo esse assunto.
A gestão ainda auxilia na definição do posicionamento estratégico, na organização dos processos internos, no controle financeiro e na gestão das pessoas.
Leia também: 8 livros sobre gestão de consultório odontológico + 2 bônus.
Qual a diferença entre consultório e clínica odontológica?
A operação de um consultório é menor comparada a de uma clínica odontológica. O dentista tem uma especialidade e atende um paciente por vez. Já nas clínicas, vários profissionais podem atuar juntos, oferecendo serviços complementares. A infraestrutura física ainda é maior e tem uma gestão mais complexa.
Então, no consultório, o dentista atua solo, sendo responsável pela prestação do serviço. Para auxiliá-lo, um ABS ou TBS pode ser contratado, além de uma secretária para gerenciar o atendimento e recepção dos pacientes no espaço.
Nas clínicas, a proposta é oferecer serviços diferentes e, possivelmente, incluir áreas para realização de exames de imagem, por exemplo, e outros procedimentos.
A equipe de profissionais, assim como a equipe de atendimento, é maior para gerenciar o fluxo de pacientes com agilidade e oferecer uma boa experiência.
As demandas da gestão de clínicas e consultórios odontológicos variam devido aos fatores acima, sendo mais complexa nas clínicas. Por isso, é fundamental que o dentista se prepare para cumprir todas as demandas ao empreender.
Leia mais: 6 dicas de empreendedorismo no mercado de odontologia.
5 dicas para otimizar a gestão de clínicas e consultórios
Se o seu negócio já está ativo no mercado e você quer garantir que seu desempenho melhore no próximo ano, confira as dicas de gestão de clínicas e consultórios que reuni neste tópico para otimizar áreas essenciais nos resultados.
1. Integre processos financeiros e contábeis
A integração dos processos financeiros com a contabilidade na gestão de clínicas e consultórios é fundamental para garantir que todos os registros sejam feitos e estejam disponíveis para a equipe.
Além disso, os dados auxiliam nas tomadas de decisão, permitindo fazer um planejamento financeiro anual mais eficiente. Lidar com esses setores separados prejudica não só a gestão, mas também o acompanhamento do desempenho do negócio.
Para integrar e centralizar as informações da área, invista em um software financeiro, ou em um software odontológico, uma solução mais útil em clínicas que inclui funções para digitalizar todas as áreas. Saiba como tomar essa decisão no vídeo abaixo:
2. Crie estratégias específicas de CRO
A otimização da taxa de conversão, ou CRO (Conversion Rate Optimization), é uma estratégia que visa aumentar a porcentagem de usuários ou visitantes do site que concluem uma ação específica para aumentar o número de leads gerados.
Um exemplo de ação é entrar em contato com o consultório/clínica para agendar uma avaliação. Outra possibilidade é baixar um e-book que você disponibiliza no seu site.
A tarefa de criar imagens e textos atrativos é da área de marketing. O objetivo é que toda publicação tenha uma chamada para ação focada no objetivo da postagem que, por sua vez, está inserida na estratégia de atração de pacientes.
Inclua esse detalhe e veja os resultados aparecerem. Aprenda dicas para melhorar o CRO no artigo: ‘Copy para dentista: veja 5 exemplos que aumentam a conversão’.
3. Invista em cibersegurança na gestão clínica odontológica
Outra otimização importante na gestão de clínicas e consultórios é a cibersegurança. Hoje, todas as ferramentas para melhorar o gerenciamento são digitais. Por isso, ter uma infraestrutura de rede segura é fundamental.
Treinar a equipe é outro cuidado para evitar descuidos ao clicar em links desconhecidos, baixar programas duvidosos nos computadores do consultório, entre outras condutas que colocam as informações internas e dos pacientes em risco.
Contratar uma equipe especializada em tecnologia da informação é uma opção para garantir que todos os pontos sejam abrangidos pelos processos de segurança da informação.
4. Tenha profissionais com habilidades digitais sólidas
As habilidades digitais da equipe é outro detalhe na gestão de clínicas e consultórios que deve ser aprimorado.
Para isso, promova treinamentos para reforçar as competências gerais em segurança digital e na utilização das ferramentas de atendimento, como WhatsApp, prontuário eletrônico, emissão de cobranças, entre outros.
5. Proporcione um ambiente de trabalho positivo
Flexibilidade, bem-estar, diversidade e crescimento profissional. Essas características são essenciais para criar um ambiente de trabalho positivo e reter os melhores talentos na sua equipe.
Uma estrutura moderna e tecnológica é realmente eficiente com processos de gestão de pessoas eficientes. Então, reavalie a qualidade do clima organizacional, os benefícios e ouça a equipe para proporcionar as melhorias desejadas e obter mais engajamento e motivação.
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