Para que um negócio cresça e conquiste resultados positivos, é fundamental planejar objetivos e ter metas alcançáveis orientando cada etapa. Porém, como saber se está no caminho? É aí que entram os indicadores de gestão na odontologia.
Independentemente do nicho de mercado, os KPIs (do inglês, key performance indicators, ou indicadores-chave de performance) são formas de mensurar e acompanhar a evolução da qualidade do atendimento, a satisfação dos clientes e o sucesso das ações de marketing.
Ainda não acompanha as métricas na gestão odontológica do seu consultório ou clínica? É hora de colocar a mão na massa.
Continue a leitura do artigo e saiba quais você deve analisar.
O que é taxa de ocupação de consultório?
A taxa de ocupação de consultório indica a porcentagem de tempo que sua clínica/consultório está ocupado com atendimentos. A partir desse KPI, dá para analisar o período que você passa com a cadeira vazia, os custos que essa ociosidade gera e os motivos do volume baixo de pacientes.
A fórmula para calcular esse indicador de gestão na odontologia é simples, mas é preciso ter alguns dados, como:
- capacidade máxima de atendimento;
- número de atendimentos realizados no mês;
- número de horas trabalhadas.
Com essas informações, o cálculo é feito por regra de três simples:
Taxa de ocupação = número de horas trabalhadas x 100 ÷ capacidade de atendimento instalada.
Para saber o impacto financeiro das horas ociosas, basta multiplicá-las pelo valor da sua hora de trabalho. Se estiver muito abaixo do ideal, criar um projeto de captação de pacientes é uma forma de reverter esse cenário e aumentar a taxa de ocupação.
O que são KPIs na odontologia?
Os KPIs na odontologia são indicadores que servem de parâmetro para avaliar o desempenho de cada área de sua clínica, desde a captação de pacientes, passando pelos resultados financeiros até os resultados das ações de marketing digital. Esses números indicam se o trabalho está gerando o resultado esperado e onde é possível melhorar.
Os principais indicadores de gestão na odontologia que você pode calcular no seu negócio são:
1. Faturamento mensal
Um dos indicadores de gestão na odontologia mais importantes para a sobrevivência e longevidade de um negócio no mercado é o faturamento mensal, ou receita.
O KPI mostra o valor bruto e o líquido (depois de subtrair todas as despesas) e se esse valor é suficiente para arcar com os custos do consultório (infraestrutura, materiais e equipe), fazer investimentos e ainda obter lucro.
Além disso, calcular o faturamento auxilia na avaliação dos gastos por setor da clínica, identificando onde se gasta mais, se é possível enxugar custos e projetar metas de crescimento da receita em curto, médio e longo prazo.
2. Ticket médio por paciente
Diretamente relacionado ao item anterior, o ticket médio por paciente é o valor que cada paciente gasta com serviços odontológicos. A fórmula para calculá-lo é:
Ticket médio = faturamento total ÷ número de serviços realizados.
O ticket médio permite analisar os procedimentos mais rentáveis e que, consequentemente, contribuem mais para o faturamento.
Dessa forma, você pode listar os serviços que deseja priorizar na divulgação da sua clínica, reunindo materiais para mostrar os resultados proporcionados e divulgá-los para atrair novos pacientes.
3. Taxa de cancelamento e atrasos
As taxas de cancelamento e atrasos são indicadores de gestão na odontologia essenciais para avaliar a qualidade do atendimento na sua clínica ou consultório.
O cancelamento pode ser tanto por parte do paciente quanto sua. Então, um detalhe importante é sempre saber o motivo da desistência para identificar possíveis gargalos, como insatisfação do cliente ou falta de organização da equipe.
O índice de atrasos também indica por qual frente eles acontecem. Os pacientes esperam ser atendidos no horário, o que exige atenção ao calcular o tempo de atendimento e assim, montar a agenda corretamente.
Para saber calcular cada KPI, use uma agenda online ou software para saber a quantidade de cancelamentos e atrasos com mais facilidade.
4. Taxa de retenção de clientes
A taxa de retenção, ou fidelização, de clientes é uma informação essencial entre os indicadores de gestão na odontologia. Afinal, saber quem fica satisfeito e retorna quando precisa de novos serviços ou procedimentos reforça o nível de qualidade da experiência.
Para saber esse KPI na sua clínica dental, defina um período de análise — trimestre, semestre ou ano. Extraia as seguintes informações sobre esse intervalo:
- número de clientes no fim do período;
- número de novos clientes;
- número de clientes no início do período.
A fórmula para cálculo é:
Taxa de retenção = ((cliente no fim – clientes novos) ÷ clientes no início)) x 100.
5. Retorno do investimento em publicidade
Atualmente, é impossível pensar na gestão de mídias sociais para dentistas, sem investimento em publicidade. Porém, não se trata de gastar dinheiro, mas sim de investi-lo estrategicamente, acompanhando o retorno gerado.
Por isso, outro indicador-chave de gestão na odontologia é a taxa de retorno do investimento em publicidade, ou ROAS (Return on Advertising Spend). A fórmula é simples:
ROAS = (receita gerada pelos anúncios ÷ custos do investidos) x 100
Um ROAS igual a 1 significa que não houve ganhos ou perdas. Então, o ideal é projetar uma meta de retorno ideal e, assim, acompanhar os resultados e planejar ações para manutenção ou melhoria.
Como calcular KPIs de odontologia?
Para calcular os KPIs de odontologia é essencial ter uma planilha ou software para extrair os dados necessários. A falta de informações inviabiliza o acompanhamento dos indicadores e, assim, fica mais difícil saber os pontos fortes de uma clínica odontológica.
Por isso, invista em métodos de gestão eficientes para monitorar todas as áreas do seu consultório e extrair insights que orientem as tomadas de decisão, conquistando a evolução contínua nos resultados.
Capacite-se para conquistar suas metas
Seu objetivo é ter mais receita, clientes, margem de lucro ou retenção? Saber onde deseja chegar é o primeiro passo para que as informações dos indicadores de gestão na odontologia sejam úteis.
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